Rekisteröidyn oikeudet tieteellisessä tutkimuksessa

 Jo tutkimuksen suunnitteluvaiheessa on syytä pohtia, millaisia rekisteröidyn oikeuksia henkilötietojen käsittelyperusteeseen liittyy. Tutkittavalle on kerrottava, miten hänen henkilötietojaan käsitellään, millaisia oikeuksia hänellä on ja miten niitä voi käyttää.  Rekisterinpitäjän on pyrittävä helpottamaan rekisteröidyn oikeuksien käyttöä.

Kun rekisteröity ottaa yhteyttä oikeuksiinsa liittyen, rekisterinpitäjän täytyy vastata rekisteröidylle ilman aiheetonta viivytystä, viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Vastauksessa rekisterinpitäjä kertoo toimenpiteistä, joihin se on pyynnön vuoksi ryhtynyt. Jos pyyntöjä on monta tai ne ovat monimutkaisia, rekisterinpitäjä voi ilmoittaa vastauksessaan, että se tarvitsee niiden käsittelyyn enemmän aikaa. Tällöin määräaikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella. Määräajan jatkaminen on perusteltava. Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Rekisteröidyn oikeuksista voidaan poiketa vain harvoin. Tutkittaville henkilöille on kerrottava heidän oikeuksistaan ja oikeuksien rajoittamisesta mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Jos rekisterinpitäjä kieltäytyy rekisteröidyn pyynnöstä, sen on ilmoitettava siitä rekisteröidylle viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Kieltäytyminen on perusteltava. Rekisterinpitäjän on myös kerrottava rekisteröidylle mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Kolme porrasta rekisteröidyn oikeuksien tunnistamiseksi

Käy läpi seuraavat kolme porrasta, kun haluat selvittää, mitä henkilötietojen käsittelyä koskevia oikeuksia tutkittavalla on.

  1. Kartoita, mitkä oikeudet kuuluvat valitsemaasi käsittelyperusteeseen. Suunnittele menettelytavat ja määritä vastuut oikeuksia koskevien yhteydenottojen osalta. Rekisteröidyllä on mahdollisuus valvoa ja vaikuttaa henkilötietojen käsittelyyn tutkimustoiminnassa hänelle kuuluvien oikeuksien kautta.
  2. Kun suunnittelet tutkimusta, pohdi onko tutkimusasetelmassa jokin erityinen syy, miksi rekisteröidyn oikeuksien rajoittaminen on välttämätöntä. Perustele mahdollinen oikeuksien rajoitus ja tee tarvittavat toimenpiteet (esimerkiksi vaikutustenarvioinnin toimittaminen tietosuojavaltuutetun toimistoon). Informoi tutkittavaa henkilöä, jotta rajoitukset eivät tule yllätyksenä. Vastaa tutkittavien yhteydenottoihin asianmukaisesti ja kerro, miksi oikeuksien toteuttaminen ei ole mahdollista.
  3. Vaikkei rekisteröidyn oikeuksia olisi ollut tarve rajoittaa tutkimusasetelmasta johtuen, voi pyyntö oikeuksien käyttämisestä joskus olla sellainen, että sitä on tarpeellista rajata yleisten rajoitusperusteiden perusteella.  Määritä rajoitusperuste ja ilmoita rekisteröidylle.

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden rajoittaminen

Historiallisessa ja tieteellisessä tutkimuksessa lähtökohtana on, että rekisteröidyllä on käytössään valitun käsittelyperusteen mukaiset oikeudet. Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti mahdollisuus vaikuttaa tutkimuksessa tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn käsittelyperusteeseen kuuluvien oikeuksien kautta.

Joskus tutkimushanke on kuitenkin luonteeltaan sellainen, että sen toteuttaminen edellyttää poikkeuksellisesti käsittelyperusteeseen liittyvien rekisteröidyn oikeuksien rajaamista. Rekisteröidyn oikeuksia koskeva rajoitus voi tulla pohdittavaksi jo tutkimusta suunniteltaessa tai myöhemmin tutkimushankkeen ollessa jo käynnissä. Eri oikeuksista voidaan poiketa eri perusteilla. Jotkut poikkeamisperusteet edellyttävät toimenpiteitä jo ennen henkilötietojen käsittelyyn ryhtymistä.

Rekisteröidyn oikeuksista poikkeaminen edellyttää aina tapauskohtaista harkintaa. Poikkeukseen on oltava perusteltu syy. Rekisteröidyn oikeuksia ei saa kaventaa enempää kuin on tutkimuksen kannalta välttämätöntä. Pelkästään se, että rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen teettää työtä ja vaatii resursseja rekisterinpitäjältä, ei mahdollista poikkeamista rekisteröidyn oikeuksista. Kun rekisterinpitäjä poikkeaa rekisteröidyn oikeuksista, sen on pystyttävä osoittamaan, että poikkeaminen tapahtuu tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Rekisterinpitäjän on myös kerrottavalle rekisteröidylle siitä, että hän voi halutessaan saattaa oikeuksien rajoittamista koskevan asian tietosuojavaltuutetun tutkittavaksi.

Tutkittavalle henkilölle on annettava etukäteen riittävästi tietoa oikeuksista ja erityisistä rajoituksista, joita rekisterinpitäjä saattaa hyödyntää. Oikeuden mahdollinen rajoitus ei saa tulla rekisteröidylle yllätyksenä silloin, kun hän yrittää käyttää oikeuttaan.

Tutkittavalle voidaan olla kertomatta oikeuksien rajoittamisesta ainoastaan silloin, jos ilmoitus voisi vaarantaa tutkimustarkoitukset ja asianmukaisia suojatoimia on noudatettu. Lisäksi ilmoittamisesta voidaan poiketa, jos siihen on jokin muu lakisääteinen peruste.

Poikkeamisen edellytyksenä on aina myös se, että henkilötietoja käsitellään muuten tietosuojasäännösten mukaisesti. Rekisterinpitäjän on huomioitava erityisesti tieteelliseen tutkimukseen liittyvä korostettu suojaamis- ja minimointivelvoite. Asianmukaiset suojatoimenpiteet riippuvat henkilötietojen käsittelyn tapauskohtaisista olosuhteista, mutta suojatoimia voivat olla esimerkiksi tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi, henkilötietojen pseudonymisointi, kerättävien henkilötietojen ja säilytysajan minimointi sekä tekniset ja organisatoriset toimenpiteet korkeatasoisen suojan varmistamiseksi.  

Tutkimustarkoituksissa tapahtuvat käsittelytoimet eivät useinkaan edellytä rekisteröidyn tunnistamista. Tutkimuksessa pyritään minimoimaan henkilötietojen käsittely mahdollisimman nopeasti, usein pseudonymisoimalla tai anonymisoimalla tiedot.  Rekisterinpitäjällä ei ole velvollisuutta säilyttää, hankkia tai käsitellä rekisteröityä koskevia lisätietoja rekisteröidyn tunnistamista varten, jos tämä on tarpeen vain tietosuoja-asetuksen noudattamiseksi.

Tietojen minimoinnin tarkoituksena ei kuitenkaan ole heikentää rekisteröidyn oikeuksia. Rekisteröidyn on voitava käyttää tietosuojaoikeuksiaan antamalla tarpeellisia lisätietoja tunnistamista varten. Rekisterinpitäjän on pystyttävä täsmentämään, mitä lisätietoja se tarvitsee rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi. Jos rekisterinpitäjä ei pysty yksilöimään tarvittavia lisätietoja, se tosiasiassa estää rekisteröidyn oikeuksien käytön. On kuitenkin muistettava, että rekisterinpitäjällä on velvollisuus helpottaa rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä.

Historiallisiin ja tieteellisiin tutkimuksiin sekä tilastointiin saadaan tietoja usein muuhun tarkoitukseen perustetusta rekisteristä, esimerkiksi väestötietojärjestelmästä tai potilasrekisteristä. Vaikka rekisteröidyn oikeuksia olisi rajattu historiallisen ja tieteellisen tutkimuksen osalta lakisääteisillä perusteilla, rajoitukset eivät koske alkuperäisessä tarkoituksessa tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä. Rekisteröity voi käyttää tietosuojaoikeuksiaan tutkimusrekisterin alkuperäisen tietolähteen osalta siten kuin alkuperäinen käyttötarkoitus ja käsittelyperuste mahdollistaa. Tutkimuksen rekisterinpitäjän on vastattava asiallisesti rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön, ja mahdolliselle poikkeamiselle tulee olla lakisääteinen peruste. Tutkimuksen rekisterinpitäjä ei voi siirtää vastuuta rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta alkuperäisen tietolähteen rekisterinpitäjälle.

Seuraavaksi käydään läpi ne rekisteröidyn oikeuksien poikkeukset, jotka perustuvat henkilötietojen käsittelyyn tieteellisen tai historiallisen tutkimuksen tarkoituksessa.

Poikkeaminen rekisteröidyn oikeuksista, kun käsittely tapahtuu tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten

Rekisteröidyn oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Kun tiedot kerätään suoraan tutkittavalta

Tutkittavalla on oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä. Kun henkilötiedot kerätään suoraan rekisteröidyltä, rekisterinpitäjä voi poiketa informointivelvoitteesta ainoastaan silloin, kun rekisteröity on jo saanut tiedot henkilötietojen käsittelystä.

Rekisterinpitäjän on kerrottava rekisteröidylle, jos hän aikoo käsitellä alun perin muuhun tarkoitukseen kerättyjä henkilötietoja esimerkiksi historiallisen ja tieteellisen tutkimuksen tarkoituksia varten. Informoinnin on tapahduttava ennen jatkokäsittelyn aloittamista.

Kun tiedot saadaan jostain muualta

Kun rekisteröityä koskevat tiedot saadaan muualta kuin rekisteröidyltä itseltään, poikkeaminen rekisteröidyn informoinnista on mahdollista määrätyin edellytyksin. Rekisteröityä koskevia tietoja voidaan saada historialliseen tai tieteelliseen tutkimukseen esimerkiksi viranomaisten henkilörekisteristä viranomaisen luvalla.

Tapaukset, joissa poikkeaminen oikeudesta on mahdollista

1. Tietojen toimittaminen osoittautuu mahdottomaksi.

  • Tämä on niin sanotusti kaikki tai ei mitään -tilanne, sillä asiat joko ovat tai eivät ole mahdottomia. Jos rekisterinpitäjä vetoaa tähän poikkeukseen, sen on voitava osoittaa, mitkä seikat tosiasiassa estävät sitä toimittamasta tietoja rekisteröidylle. Jos esteet jonkin ajan kuluttua poistuvat ja tietojen toimittaminen rekisteröidylle on jälleen mahdollista, rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot välittömästi. Käytännössä rekisterinpitäjä voi vain hyvin harvoin osoittaa, että tietojen toimittaminen rekisteröidylle on mahdotonta.

2. Tietojen toimittaminen vaatisi kohtuutonta vaivaa.

  • Rekisterinpitäjä voi arvioida, aiheuttaako tietojen toimittaminen kohtuutonta vaivaa.  Rekisterinpitäjän on verrattava tietojen toimittamisesta aiheutuvaa vaivaa ja sitä, millaisia vaikutuksia rekisteröidylle aiheutuu, jos tietoja ei toimiteta hänelle. Arviossa on huomioitava rekisteröityjen määrä, tietojen ikä ja mahdollisesti hyväksytyt asianmukaiset suojatoimet. Rekisterinpitäjän on dokumentoitava arviointi osoitusvelvollisuutensa mukaisesti.

Esimerkki:  
Historiantutkijat, jotka pyrkivät määrittämään sukulinjaa sukunimien perusteella, saavat käyttöönsä suuren tietoaineiston, jossa on 20 000 rekisteröidyn henkilötietoja. Aineisto on koottu 50 vuotta aiemmin, eikä sitä ole sittemmin päivitetty. Aineistossa ei myöskään ole yhteystietoja. Jotta rekisteröidyt saisivat informointivelvoitteen mukaiset tiedot, tutkijoiden pitäisi yrittää jäljittää erikseen jokainen 20 000 rekisteröidystä. Kun otetaan huomioon tietokannan koko, ja erityisesti sen ikä, tutkijoille aiheutuisi kohtuutonta vaivaa tietojen toimittamisesta.

3. Informointivelvollisuus estäisi tutkimustarkoitusten saavuttamisen tai vaikeuttaisi sitä suuresti.

  • Hyödyntääkseen tätä poikkeusta rekisterinpitäjän on osoitettava, että pelkkä informointivelvoitteeseen kuuluvien tietojen toimittaminen yksinään estäisi tutkimuksen tavoitteiden saavuttamisen.

Poikkeaminen informointivelvoitteesta edellyttää myös, että rekisterinpitäjä tekee vaikutustenarvioinnin. Rekisterinpitäjän on toteutettava asianmukaiset toimenpiteet rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien sekä oikeutettujen etujen suojaamiseksi.

Rekisterinpitäjän on myös saatettava informointivelvoitteen mukaiset tiedot julkisesti saataville, vaikka niitä ei tarvitsisi toimittaa rekisteröidylle henkilökohtaisesti. Käytännössä rekisterinpitäjä voi kertoa henkilötietojen käsittelystä esimerkiksi omilla verkkosivuillaan, sanomalehti-ilmoituksella tai toimipisteensä seinille ripustetuilla julisteilla. Rekisterinpitäjän on arvioitava julkisesti saataville asettamisen tapaa tapauskohtaisesti.

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitteleekö tämä häntä koskevia henkilötietoja. Jos rekisteröidyn tietoja käsitellään, rekisterinpitäjän on toimitettava hänelle jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää.

Tästä oikeudesta voidaan tarvittaessa poiketa, jos
1) käsittely perustuu asianmukaiseen tutkimussuunnitelmaan
2) tutkimuksella on vastuuhenkilö tai siitä vastaava ryhmä ja
3) henkilötietoja käytetään ja luovutetaan vain historiallista tai tieteellistä tutkimusta tai muuta yhteensopivaa tarkoitusta varten, sekä toimitaan niin, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot eivät paljastu ulkopuolisille.

Poikkeamisen tarpeellisuutta on arvioitava tapauskohtaisesti. Poikkeaminen rekisteröidyn oikeuksista on mahdollista ainoastaan siltä osin kuin
1) oikeudet todennäköisesti estävät tutkimuksen erityisten tarkoitusten saavuttamisen tai vaikeuttavat sitä suuresti ja
2) poikkeukset ovat tarpeen näiden tarkoitusten täyttämiseksi.

Rekisterinpitäjän on tapauskohtaisesti harkittava, onko poikkeaminen tarkastusoikeudesta tarpeellista ja asianmukaisesti perusteltua. Hyödyntääkseen tätä poikkeusta rekisterinpitäjän on osoitettava, että tarkastusoikeuden toteuttaminen estäisi tutkimuksen tavoitteiden saavuttamisen tai vaikeuttaisi sitä suuresti.

Jos tarkastusoikeudesta halutaan poiketa silloin, kun käsitellään erityisiä henkilötietoja tai rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja, rekisterinpitäjän on edellä mainittujen vaatimusten lisäksi laadittava tietosuoja-asetuksen 35 artiklan mukainen tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi. Vaikutustenarviointi on toimitettava kirjallisesti tiedoksi tietosuojavaltuutetulle ennen käsittelyyn ryhtymistä.

Mikäli rekisterinpitäjällä on perusteet rajoittaa tarkastusoikeutta, voi myös muiden oikeuksien käyttö kaventua, kun esimerkiksi tiedon oikeellisuutta ei ole mahdollisuutta arvioida. On myös muistettava, että tietojen luovutus tieteelliseen tutkimukseen näkyy tietolähteenä toimineen rekisterin, esimerkiksi potilasrekisterin tai luottotietorekisterin tiedoissa. Silloin rekisteröity voi saada tietoa käsiteltävistä henkilötiedoista alkuperäisestä tietolähteestä. Rekisteröity voi haluta poistaa tietonsa tutkimusrekisteristä, vaikka hänellä ei olisi tarkastusoikeutta kyseiseen rekisteriin.

Rekisteröidyn oikeus oikaista tietoja

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.

Tästä oikeudesta voidaan poiketa tarvittaessa, jos
1) käsittely perustuu asianmukaiseen tutkimussuunnitelmaan
2) tutkimuksella on vastuuhenkilö tai siitä vastaava ryhmä ja
3) henkilötietoja käytetään ja luovutetaan vain historiallista tai tieteellistä tutkimusta tai muuta yhteensopivaa tarkoitusta varten, sekä toimitaan niin, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot eivät paljastu ulkopuolisille.

Poikkeamisen tarpeellisuutta on arvioitava tapauskohtaisesti. Poikkeaminen rekisteröidyn oikeuksista on mahdollista ainoastaan siltä osin kuin
1) oikeudet todennäköisesti estävät tutkimuksen erityisten tarkoitusten saavuttamisen tai vaikeuttavat sitä suuresti ja
2) poikkeukset ovat tarpeen näiden tarkoitusten täyttämiseksi.

Rekisterinpitäjän on tapauskohtaisesti harkittava, onko poikkeaminen oikeudesta tarpeellista ja asianmukaisesti perusteltua. Hyödyntääkseen tätä poikkeusta rekisterinpitäjän on osoitettava, että tietojen oikaiseminen estäisi tutkimuksen tavoitteiden saavuttamisen tai vaikeuttaisi sitä suuresti.

Tietojen oikeellisuus voi vaikuttaa kuitenkin suoraan myös tutkimustulosten oikeellisuuteen ja luotettavuuteen, joten tutkimushankkeen tekijälläkin voi olla intressi tietojen oikaisemiseen. Voi kuitenkin olla tilanteita, joissa on eriäviä näkemyksiä tutkittavasta kerätyn tiedon oikeellisuudesta. Tällaisissa tilanteissa poikkeamisperusteita on analysoitava tapauskohtaisesti.

Jos rekisteröidyn oikeudesta oikaista tietoja halutaan poiketa, kun käsitellään erityisiä henkilötietoja tai rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja, rekisterinpitäjän on edellä mainittujen vaatimusten lisäksi laadittava tietosuoja-asetuksen 35 artiklan mukainen tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi. Vaikutustenarviointi on toimitettava kirjallisesti tiedoksi tietosuojavaltuutetulle ennen käsittelyyn ryhtymistä.

Rekisteröidyn oikeus poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi

Rekisteröity voi vaatia tietojensa poistamista silloin, kun hän

  • peruuttaa suostumuksensa
  • käyttää vastustamisoikeutta
  • katsoo, että tiedot ovat tarpeettomia tutkimuksen kannalta tai
  • kokee, että tietoja on käsitelty tutkimuksessa muuten lainvastaisesti.

Joskus tutkittava keskeyttää tutkimuksen esimerkiksi jättäytymällä pois tutkimushankkeeseen liittyvistä tapaamisista. Se ei vielä velvoita rekisterinpitäjää poistamaan tietoja tutkimuksesta. Rekisterinpitäjä voi jatkaa henkilötietojen käsittelyä tutkimuksen edellyttämissä rajoissa, jollei tutkittava esitä nimenomaista pyyntöä tietojen poistamisesta.

Oikeudesta poistaa tiedot tai tulla unohdetuksi voidaan poiketa niissä tapauksissa, kun tietojen poistaminen todennäköisesti estäisi tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia varten tapahtuvan käsittelyn tai vaikeuttaisi sitä suuresti. Hyödyntääkseen tätä poikkeusta on rekisterinpitäjän tapauskohtaisen analyysin avulla osoitettava, miten tietojen poistaminen estäisi tieteellisten tutkimustarkoitusten saavuttamisen tai vaikeuttaisi sitä suuresti.

Yleisellä tasolla tehtävä viittaus tiedon poistamisen merkityksestä tutkimustulosten luotettavuuteen ei vielä sellaisenaan ole riittävä peruste rekisteröidyn oikeuksien kaventamiseen tiedon poistamisen osalta. Poikkeaminen ja sen välttämättömyys on perusteltava kysymyksessä olevan tutkimuksen kannalta.

Tutkimustulosten arvioinnissa on huomioitava, että oikeellisuuteen vaikuttavat monet eri asiat tutkimuksen kysymyksenasettelusta lähtien. Jos rekisteröidyn oikeutta poistaa tietonsa toteutetaan tutkimuksessa, tutkija voi korvata puuttuvia tietoja ja korjata tutkimustulosten oikeellisuutta esimerkiksi raportoimalla metodeista ja mahdollisista muutoksista tutkimusotoksessa, suorittamalla lisärekrytointeja sekä käyttämällä laskentatapoja, jotka pyrkivät neutralisoimaan puuttuvan tiedon vaikutuksia. Se, kuinka helposti tutkimustulosten oikeellisuus vaarantuu yksittäisen henkilön tietojen poistamisen johdosta, on riippuvaista kokonaistutkimusasetelmasta, ja perustetta rajoitukseen on punnittava tätä vasten.

Rekisteröidyn oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Kun henkilötietojen käsittelyä rajoitetaan, saa henkilötietoja säilyttämisen lisäksi käsitellä vain tarkasti määritellyillä edellytyksillä, kuten rekisteröidyn suostumuksella. Tutkittavalla on oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä esimerkiksi silloin, kun rekisterinpitäjän käsittelyperusteena on oikeutettu etu tai rekisteröity vastustaa tietojen käsittelyä ja selvitetään sitä, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet. Rajoittaminen voidaan toteuttaa esimerkiksi siirtämällä valitut tiedot toiseen käsittelyjärjestelmään tai estämällä käyttäjien pääsy tietoihin.

Oikeudesta rajoittaa tietojen käsittelyä voidaan poiketa tarvittaessa, jos
1) käsittely perustuu asianmukaiseen tutkimussuunnitelmaan
2) tutkimuksella on vastuuhenkilö tai siitä vastaava ryhmä ja
3) henkilötietoja käytetään ja luovutetaan vain historiallista tai tieteellistä tutkimusta tai muuta yhteensopivaa tarkoitusta varten, sekä toimitaan niin, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot eivät paljastu ulkopuolisille.

Poikkeamisen tarpeellisuutta on arvioitava tapauskohtaisesti. Poikkeaminen rekisteröidyn oikeuksista on mahdollista ainoastaan siltä osin kuin
1) oikeudet todennäköisesti estävät tutkimuksen erityisten tarkoitusten saavuttamisen tai vaikeuttavat sitä suuresti ja
2) poikkeukset ovat tarpeen näiden tarkoitusten täyttämiseksi.

Jos rekisteröidyn oikeudesta oikaista tietoja halutaan poiketa, kun käsitellään erityisiä henkilötietoja tai rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja, rekisterinpitäjän on edellä mainittujen vaatimusten lisäksi laadittava tietosuoja-asetuksen 35 artiklan mukainen tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi. Vaikutustenarviointi on toimitettava kirjallisesti tiedoksi tietosuojavaltuutetulle ennen käsittelyyn ryhtymistä.

Rekisteröidyn oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Kun tietoja käsitellään tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten, rekisteröity voi vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, paitsi jos käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. Jos rekisteröity vastustaa tietojensa käsittelyä, rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, jollei perustetta vastustamisoikeudesta poikkeamiseen muutoin ole.

Vastustamisoikeuden rajoittaminen voi olla perusteltua myös itse tutkimushankkeeseen liittyvistä syistä. Tietosuojalaki edellyttää, että tieteellisessä ja historiallisessa tutkimuksessa vastustamisoikeuden rajoittamisen osalta noudatetaan 31 §:ssä säädettyä menettelyä, riippumatta siitä, mikä on henkilötietojen käsittelyperuste (esimerkiksi yleisen edun mukainen tehtävä). Poikkeaminen vastustamisoikeudesta on tällöin mahdollista, jos
1) käsittely perustuu asianmukaiseen tutkimussuunnitelmaan
2) tutkimuksella on vastuuhenkilö tai siitä vastaava ryhmä ja
3) henkilötietoja käytetään ja luovutetaan vain historiallista tai tieteellistä tutkimusta tai muuta yhteensopivaa tarkoitusta varten, sekä toimitaan niin, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot eivät paljastu ulkopuolisille.

Poikkeamisen tarpeellisuutta on arvioitava tapauskohtaisesti. Poikkeaminen rekisteröidyn oikeuksista on mahdollista ainoastaan siltä osin kuin
1) oikeudet todennäköisesti estävät tutkimuksen erityisten tarkoitusten saavuttamisen tai vaikeuttavat sitä suuresti ja
2) poikkeukset ovat tarpeen näiden tarkoitusten täyttämiseksi.

Rekisterinpitäjän on tapauskohtaisesti harkittava, onko poikkeaminen vastustamisoikeudesta tarpeellista ja asianmukaisesti perusteltua. Hyödyntääkseen tätä poikkeusta rekisterinpitäjän on osoitettava, että vastustamisoikeuden toteuttaminen estäisi tutkimuksen tavoitteiden saavuttamisen tai vaikeuttaisi sitä suuresti.

Kun rekisteröidyn oikeudesta vastustaa henkilötietojen käsittelyä halutaan poiketa silloin, kun käsitellään erityisiä henkilötietoja tai rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja, rekisterinpitäjän on edellä mainittujen vaatimusten lisäksi laadittava tietosuoja-asetuksen 35 artiklan mukainen tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi. Vaikutustenarviointi on toimitettava kirjallisesti tiedoksi tietosuojavaltuutetulle ennen käsittelyyn ryhtymistä.

Yleisen informointivelvoitteen ohella on huomattava, että rekisterinpitäjän on kerrottava vastustamisoikeudesta nimenomaisesti, kun tutkittavaan ollaan yhteydessä ensimmäisen kerran. Tieto vastustamisoikeudesta on esitettävä selkeästi ja muusta tiedotuksesta erillään.

Muut rajoitusperusteet

Rajoitusperusteita rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiselle voi löytyä myös muualta lainsäädännöstä. Esimerkiksi tietosuojalaissa on yleisiä rajoitusperusteita informointivelvollisuutta (33 §) ja tarkastusoikeutta (34 §) koskien.

Tutkimustoiminnassa esimerkiksi tarkastusoikeutta voi olla perusteltua rajoittaa sen vuoksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa varaa rekisteröidyn tai jonkun muun oikeuksille. Tutkimustarkoituksessa voidaan kerätä hyvin luottamuksellisia tietoja, joten on tärkeää, että oikeuksien toteuttamisen edellytyksiä osataan arvioida tarvittaessa myös tutkittavan oman turvallisuuden ja luottamuksellisuuden näkökulmasta. Tätä näkökulmaa voi olla tarpeen pohtia esimerkiksi silloin, kun tutkimukseen osallistuva henkilö on eri kuin se henkilö, joka haluaisi käyttää tietosuojaoikeuksia (esimerkiksi alaikäiset tutkittavina).

Tietosuojalakiin sisältyvien yleisten rajoitusperusteiden soveltuvuutta voidaan arvioida myös myöhemmin rekisteröidyn pyynnön saapuessa, vaikkei rajoituksia olisikaan tehty ennen tutkimuksen aloittamista edellä esitetyllä tavalla.