Henkilötietojen käsittelystä tulee informoida myös puhelinmarkkinoinnissa
Organisaation tulee antaa keskeisimmät tiedot henkilötietojen käsittelystä heti ensimmäisen suoramarkkinointipuhelun aikana, jos se on hankkinut henkilön yhteystiedot muualta kuin tältä itseltään. Apulaistietosuojavaltuutettu katsoo päätöksessään, että luontaistuotteita myyvä yritys ei ole toiminut vaaditulla tavalla, kun se on informoinut henkilötietojen käsittelystä lähinnä tietosuojaselosteessaan. Organisaation on lisäksi helpotettava tietosuojapyyntöjen tekemistä – esimerkiksi suoramarkkinointikiellon voi esittää jo myyntipuhelun aikana.
Tietosuojavaltuutetun toimisto tutki yrityksen toimintaa kantelun perusteella. Tutkinnassa selvisi, että yrityksellä on ollut useita toimintatapoja, jotka eivät ole yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia. Se ei ole kertonut henkilöille heidän yhteystietojensa käsittelystä tilanteissa, joissa tiedot on hankittu ulkopuoliselta taholta. Lisäksi se on ohjannut tietosuojaoikeuksia koskevan pyynnön esittäneitä henkilöitä tekemään saman pyynnön uudelleen tietosuojavastaavalle, jos alkuperäinen pyyntö on lähetetty asiakaspalveluun. Yritys on myös tietyissä tilanteissa vaatinut toimittamaan kopion henkilöllisyystodistuksesta ennen kuin se käsittelee tietosuojapyynnön.
Organisaation on kerrottava, mistä henkilön yhteystiedot on saatu
Kun puhelinmarkkinoinnissa käytettävät yhteystiedot on hankittu muualta kuin henkilöltä itseltään, keskeisimmät tiedot henkilötietojen käsittelystä tulee antaa markkinointipuhelun aikana.
”Henkilölle tulee kertoa esimerkiksi, mistä hänen tietonsa on saatu, jotta hän voi halutessaan vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tai pyytää tietojensa poistamista tiedot luovuttaneelta taholta. Puhelussa on kerrottava myös, minkä nimisen yrityksen tuotteita tai palveluja hänelle markkinoidaan”, apulaistietosuojavaltuutettu Heljä-Tuulia Pihamaa toteaa.
Tiedot tulee antaa silloin, kun henkilöön ollaan yhteydessä ensimmäistä kertaa. Tiedot on annettava oma-aloitteisesti, eli ei ole riittävää, että tiedot annetaan verkkosivujen tietosuojaselosteessa tai vain, jos henkilö itse kysyy asiasta.
Organisaation on helpotettava tietosuojapyyntöjen tekemistä
Apulaistietosuojavaltuutettu muistuttaa päätöksessään myös organisaation velvollisuudesta helpottaa tietosuojaoikeuksien käyttöä. Tietosuojaoikeuksia ovat esimerkiksi oikeus tarkastaa tietonsa ja pyytää niiden poistamista. Luontaistuotteita myyvä yritys oli tietosuoja-asetuksen vastaisesti vaatinut henkilöitä toimittamaan tietosuojaoikeuksia koskevat pyyntönsä uudelleen toiseen osoitteeseen sen sijaan, että se olisi itse siirtänyt pyynnön sisäisesti oikealle taholle.
”Jos henkilö esittää tietojensa poistopyynnön asiakaspalvelulle, pyyntöä ei voida jättää käsittelemättä siksi, että sitä ei ole esitetty tietosuojavastaavalle. Organisaation pitää itse huolehtia siitä, että pyyntö siirretään organisaation sisällä sen käsittelevälle taholle. Sama koskee myös suoramarkkinointikiellon tekemistä: Jos henkilö haluaa kieltää suoramarkkinoinnin puhelun aikana, pyyntöä ei voida ohittaa antamalla toimintaohjeita kiellon tekemiseksi”, apulaistietosuojavaltuutettu Pihamaa toteaa.
Henkilöllisyystodistusta ei tarvita henkilön tunnistamiseksi, kun yritys käsittelee vain yhteystietoja suoramarkkinointia varten
Päätöksessä arvioidaan myös henkilön tunnistamiseen liittyviä käytäntöjä. Tietosuoja-asetuksen mukaan tietoja ei saa kerätä enempää kuin on tarpeen. Organisaation tulisi ensisijaisesti pyrkiä tunnistamaan tietosuojaoikeuksiaan käyttävä henkilö sellaisten tietojen avulla, jotka sillä on jo hallussaan. Henkilöllisyystodistuksen kopion pyytäminen on ylimitoitettua erityisesti tapauksissa, joissa yritys käsittelee vain yhteystietoja suoramarkkinointia varten.
Apulaistietosuojavaltuutettu antoi yritykselle huomautuksen tietosuojasäännösten vastaisista käytännöistä ja määräsi sen korjaamaan toimintansa.
Päätös ei ole lainvoimainen.
Apulaistietosuojavaltuutetun päätös Finlex-verkkopalvelussa
Lisätietoja:
Apulaistietosuojavaltuutettu Heljä-Tuulia Pihamaa, helja-tuulia.pihamaa(at)om.fi, puh. 029 566 6787