Osoitusvelvollisuus tieteellisessä tutkimuksessa

Rekisterinpitäjän on varauduttava osoittamaan, että tietosuojasäännökset on huomioitu tutkimuksessa. Tutkijan on dokumentoitava tietosuojaperiaatteiden toteutuminen ja muut tietosuoja-asetuksen mukaiset menettelytavat.

Osoitusvelvollisuus edellyttää käsittelytoimien läpinäkyvyyttä, jotta rekisterinpitäjä pystyy osoittamaan noudattavansa tietosuoja-asetuksen mukaisia velvollisuuksia. Rekisterinpitäjän on käytännössä pystyttävä näyttämään, että se on suunnitellut henkilötietojen käsittelyn niin, että tietosuojaperiaatteet toteutuvat tehokkaasti tutkimushankkeessa.

Osoitusvelvollisuuteen sisältyy myös dokumentointivelvoite. Osa tietosuoja-asetuksen mukaisista velvoitteista (esim. seloste käsittelytoimista, vaikutustenarviointi, tietosuojavastaavan nimeäminen) riippuu käsittelytoimenpiteistä tai henkilötietoja käsittelevästä organisaatiosta. Yksittäisen tutkimushankkeen dokumentointivelvoitteen laajuus riippuu siis myös näistä tekijöistä.

Dokumentointia on tehtävä myös silloin, kun rekisterinpitäjä tekee tietosuojaan liittyviä päätöksiä.  Rekisterinpitäjän on osoitettava perusteet sille, miksi tutkimushankkeessa toimittiin tietyllä tavalla tai jätettiin toimimatta. Päätöksentekoa kannattaa dokumentoida esimerkiksi silloin, kun rekisterinpitäjä päättää toimia tietosuojavastaavan ohjeiden vastaisesti tai jättää ilmoittamatta tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle.

Lisätietoa osoitusvelvollisuuden vaatimasta dokumentaatiosta