Tietosuojavastaavien henkilötietojen käsittely

Rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava tietosuojavastaavan yhteystiedot toimistollemme. Ilmoituksen voi tehdä verkkosivuillamme olevan lomakkeen kautta tai toimittamalla yhteystiedot muulla tavalla kirjaamoomme. Ilmoitukset kirjataan asianhallintaamme. Ilmoituksen tehneelle organisaatiolle lähetetään tietosuojavastaavan tehtäviä koskeva infopaketti, joka tulee välittää tietosuojavastaavalle.

Jos tietosuojavastaava tai tämän yhteystiedot vaihtuvat, on rekisterinpitäjän tai henkilötietojen käsittelijän päivitettävä tieto toimittamalla muutosilmoitus tietosuojavaltuutetun toimistolle. Ilmoittamisessa voidaan käyttää verkkosivuillamme olevaa muutoslomaketta. Säilytämme meille ilmoitetut kunkin organisaation tietosuojavastaavien nimeämiseen liittyvät historiatiedot.

Tietosuojavastaavien ilmoituksiin liittyvien henkilötietojen säilyttämisajat määräytyvät arkistolain (831/1994), arkistolaitoksen määräyksen (AL 16465/07.01.01.03.02/2016) ja viraston arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Käsittelyn tarkoitus

Tietosuojavastaavien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on valvontaviranomaisen yhteydenpito rekisterinpitäjien ja henkilötietojen käsittelijöiden tietosuojavastaaviin. Tietosuojavastaava toimii valvontaviranomaisen yhteyspisteenä henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä.

Tietosuojavastaavista käsiteltäviä tietoja voidaan niin ikään käyttää tietosuojavaltuutetun toimiston valvontatehtävissä, esimerkiksi sen arvioimiseksi, onko tietosuojavastaava nimitetty kaikissa sellaisissa organisaatioissa, jotka ovat velvollisia nimittämään tietosuojavastaavan tietosuoja-asetuksen tai erityislainsäädäntöön perustuvan velvollisuuden perusteella.

Lisäksi tietosuojavastaavien tietoja käytetään toimistomme toiminnan suunnitteluun ja toteuttamiseen. Tiedoista voidaan myös muodostaa tilastoja. Ilmoitettuja yhteystietoja hyödynnetään viranomaisviestinnän yhteydessä.

Mitä tietoja käsittelemme tietosuojavastaavista? 

  • Rekisterinpitäjän/henkilötietojen käsittelijän nimi, yhteystiedot ja y-tunnus. Lisäksi määrittelemme yrityksen toimialan asianhallintaamme varten.
  • Tietosuojavastaavan nimi. Nimen ilmoittaminen on vapaaehtoista, mutta sitä pidetään suositeltavana yhteistyön helpottamiseksi.
  • Tietosuojavastaavan sähköpostiosoite
  • Tietosuojavastaavan puhelinnumero
  • Tietosuojavastaavan osoite
  • Tieto siitä, millä perusteella tietosuojavastaava on ilmoitettu, eli perustuuko ilmoitus tietosuoja-asetukseen, erityislainsäädäntöön vai onko ilmoitus vapaaehtoinen.

Mihin käsittelymme perustuu

Käsittelemme henkilötietoja tietosuojavaltuutettua koskevan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

  • tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta
  • tietosuoja-asetuksen 37 artiklan 7 kohta.

Tietojen luovuttaminen

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tietosuojavastaavia koskevat tiedot ovat julkisia.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tietosuojaoikeutesi

Oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä

  • sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi
  • pyrimme tällä kuvauksella tietosuojakäytännöistämme antamaan kattavan kuvan henkilötietojen käsittelystä toiminnassamme. Jos jokin osa toteuttamastamme henkilötietojen käsittelystä jää kuitenkin edelleen epäselväksi, emme ole onnistuneet pyrkimyksessämme. Tällöin voit esittää meille käsittelyä koskevia tarkentavia kysymyksiä
  • lisätietoa oikeudesta saada henkilötietojen käsittelyä koskevaa informaatiota

Oikeus saada pääsy tietoihin

  • sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada jäljennös näistä tiedoista, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeuden toteuttamisesta
  • lisätietoa oikeudesta saada pääsy tietoihin

Oikeus tietojen oikaisemiseen

  • jos sinua koskevat henkilötiedot, joita käsittelemme, ovat virheellisiä, voit pyytää meitä oikaisemaan tiedot
  • jos oikaisemme tietoja pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan oikaisusta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu
  • lisätietoa oikeudesta oikaista tiedot

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

  • jos käsittelemämme sinua koskevat tiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä, voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä
  • tällöin voimme käsitellä tietojasi vain
    • sinun suostumuksellasi
    • jos tarvitsemme tietoja oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen takia
    • yleisen edun vuoksi, tai
    • jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi
  • jos rajoitamme tietojen käsittelyä pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan rajoituksesta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu
  • lisätietoa oikeudesta käsittelyn rajoittamiseen        

Voit esittää tietosuojaoikeuksiasi koskevan pyynnön tietosuojavaltuutetun toimistoon sähköpostilla (tietosuoja@om.fi) tai postitse (PL 800, 00521 HELSINKI).

Tietosuojavaltuutetun toimistossa ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä. Tietosuojavaltuutetun toimisto ei tee profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

Tietosuojavaltuutetun toimiston päätöksistä voi valittaa toimivaltaiseen hallinto-oikeuteen tietosuojavaltuutetun toimistosta saadun valitusosoituksen mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun toimiston toiminnan lainmukaisuutta valvovat ylimmät laillisuusvalvojat, eli eduskunnan oikeusasiamies sekä oikeuskansleri.