Oikeus poistaa tiedot

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan kaikki itseään koskevat tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Oikeus tunnetaan myös nimellä oikeus tulla unohdetuksi.

Tätä oikeutta ei ole, jos tietojen käsittely on tarpeen

  • sananvapautta ja tiedonvälityksen vapautta koskevan oikeuden käyttämiseksi
  • rekisterinpitäjään sovellettavaan unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan, käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten
  • kansanterveyteen liittyvää yleistä etua koskevista syistä
  • yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia tai tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten, jos oikeus saada tiedot poistetuksi todennäköisesti estää kyseisen käsittelyn tai vaikeuttaa sitä suuresti
  • oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kun ei ole kysymys edellä mainituista tilanteista, rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
  • rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinoinnin tarkoituksiin tai käyttää vastustamisoikeuttaan muutoin, eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
  • henkilötiedot on kerätty tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä.

Kuinka nopeasti rekisteröidyn pyyntöön on vastattava?

Rekisterinpitäjän täytyy vastata rekisteröidylle ilman aiheetonta viivytystä, joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Vastauksessa rekisterinpitäjä kertoo toimenpiteistä, joihin se on pyynnön vuoksi ryhtynyt.

Jos pyyntöjä on monta tai ne ovat monimutkaisia, rekisterinpitäjä voi ilmoittaa vastauksessaan, että se tarvitsee niiden käsittelyyn enemmän aikaa. Tällöin määräaikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella. Määräajan jatkaminen on perusteltava.

Jos rekisterinpitäjä kieltäytyy rekisteröidyn pyynnöstä, sen on ilmoitettava siitä rekisteröidylle viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Kieltäytyminen on perusteltava. Rekisterinpitäjän on myös kerrottava rekisteröidylle mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle sekä käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Voiko rekisteröidyltä periä maksun?

Oikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Jos poistopyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, rekisterinpitäjä voi joko periä rekisteröidyltä kohtuullisen maksun tai kieltäytyä pyynnöstä.

Pyyntöjä voidaan pitää ilmeisen perusteettomina tai kohtuuttomina erityisesti, jos niitä esitetään toistuvasti. Rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.

Mahdollisen maksun määrittämisessä on otettava huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset.

Voiko pyynnöstä kieltäytyä?

Rekisterinpitäjä arvioi, täyttyvätkö edellytykset tietojen poistamiselle. Jos rekisterinpitäjä katsoo, että oikeutta saada tiedot poistetuksi ei ole, se voi kieltäytyä pyynnöstä. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, rekisterinpitäjä voi periä pyynnön toteuttamisesta kohtuullisen maksun tai kieltäytyä pyynnöstä.

Jos rekisterinpitäjä kieltäytyy rekisteröidyn pyynnöstä, sen on ilmoitettava siitä rekisteröidylle viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Kieltäytyminen on perusteltava. Rekisterinpitäjän on myös kerrottava rekisteröidylle mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle sekä käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Ilmoita henkilötietojen poistamisesta

Rekisterinpitäjän on mahdollisuuksien mukaan ilmoitettava henkilötietojen poistamisesta jokaiselle vastaanottajalle, jolle henkilötietoja on luovutettu. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle näistä vastaanottajista, jos rekisteröity sitä pyytää.

Jos rekisterinpitäjä on julkistanut henkilötiedot ja se on velvollinen poistamaan tiedot rekisteröidyn pyynnöstä, sen on toteutettava kohtuulliset toimenpiteet ilmoittaakseen henkilötietoja käsitteleville rekisterinpitäjille, että rekisteröity on pyytänyt näitä poistamaan henkilötietoihin liittyvät linkit tai henkilötietojen jäljennökset tai kopiot. Kohtuullisiin toimenpiteisiin kuuluvat muun muassa tekniset toimenpiteet. Tätä velvollisuutta arvioitaessa otetaan huomioon käytettävissä oleva teknologia sekä toimenpiteistä koituvat kustannukset.

Rekisteröidyn henkilöllisyyden vahvistaminen

Rekisterinpitäjän on pystyttävä vahvistamaan tietosuojaoikeuksiaan käyttävän rekisteröidyn henkilöllisyys. Jos rekisterinpitäjällä on perusteltu syy epäillä pyynnön esittäjän henkilöllisyyttä, se voi pyytää tätä toimittamaan lisätietoja henkilöllisyyden vahvistamiseksi.

Tietosuoja-asetus ei sisällä säännöksiä siitä, miten rekisteröidyn henkilöllisyys on vahvistettava. Sopivia menettelyjä on jo usein olemassa. Rekisterinpitäjä on voinut todentaa rekisteröidyn henkilöllisyyden esimerkiksi ennen sopimuksen tekemistä tai käsittelyä koskevan suostumuksen saamista. Silloin näitä henkilötietoja voidaan käyttää henkilöllisyyden vahvistamiseksi myös silloin, kun on kyse rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta.

Jos rekisterinpitäjä pyytää lisätietoja henkilöllisyyden todentamista varten, se ei saa johtaa kohtuuttomiin vaatimuksiin ja sellaisten henkilötietojen keräämiseen, jotka eivät ole olennaisia tai tarpeellisia.

Jos rekisterinpitäjä ei pysty tunnistamaan rekisteröityä, sen on mahdollisuuksien mukaan ilmoitettava asiasta rekisteröidylle.

Jos rekisterinpitäjä kieltäytyy rekisteröidyn pyynnöstä siksi, ettei tätä pystytä tunnistamaan, rekisterinpitäjän täytyy osoittaa, ettei se pysty vahvistamaan rekisteröidyn henkilöllisyyttä.

Jos rekisteröityä ei voida tunnistaa, hän ei voi käyttää oikeuttaan

  • saada pääsy tietoihin
  • oikaista tietoja
  • poistaa tiedot
  • rajoittaa tietojen käsittelyä
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Rekisteröity voi kuitenkin toimittaa lisätietoja tunnistamista varten.

Milloin henkilöllisyyttä ei tarvitse vahvistaa?

Henkilötietoja saa säilyttää sellaisessa muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa, ainoastaan niin kauan kuin käsittelyn tarkoitusta varten on tarpeen.

Jos rekisteröidyn tunnistamisen mahdollistavat henkilötiedot eivät ole tarpeellisia henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta, tietosuoja-asetus ei velvoita rekisterinpitäjiä säilyttämään, hankkimaan tai käsittelemään tällaisia lisätietoja pelkästään tietosuoja-asetuksen noudattamiseksi.

Lue lisää:

Tietosuoja-asetus: artiklat 12, 17 ja 19