Usein kysyttyä sosiaalihuollosta

Tietosuoja-asetuksen 16 artiklassa säädetään oikeudesta tietojen oikaisemiseen. Asiakas tai hänen laillinen edustajansa voi sen nojalla pyytää rekisterinpitäjää, esimerkiksi lastensuojeluviranomaista, oikaisemaan tai täydentämään asiakastietojaan.

Asiakaskertomukseen kirjattu tieto on tietosuoja-asetuksen kannalta arvioituna oikein silloin, kun siitä ilmenee oikein se, mitä joku henkilö on asiasta kertonut tai miten sosiaalityöntekijä on perheen tilannetta arvioinut. Kirjauksesta ilmenee kyseisen henkilön käsitys lapsen ja perheen tilanteesta. Toisen henkilön kertomia tietoja ei voida oikaista sillä perusteella, että tiedot ovat esimerkiksi lapsen vanhemman mielestä virheellisiä. Sen sijaan esimerkiksi lapsen isän kertomaa tietoa voidaan täydentää lapsen äidin kertomalla samaa asiaa koskevalla tiedolla. Asiakastiedot muodostavat kokonaisuuden, ja niistä voi ilmetä samaa asiaa koskevia erilaisia mielipiteitä ja käsityksiä. Niistä ilmenee myös se, millaisen tiedon varassa on milloinkin toimittu.

Tietosuoja-asetuksen 16 artiklan nojalla ei voida oikaista viranomaisen päätöstä, vaikka siinä olisi virheitäkin. Sen sijaan viranomainen voi itse pyynnöstä oikaista päätöksensä hallintolain nojalla. Lisäksi asiakas saa valittaa viranomaisen päätöksestä tuomioistuimeen päätöksessä olevan muutoksenhakuohjeen mukaisesti.

Tietosuoja-asetuksen nojalla ei liioin voida oikaista lastensuojeluviranomaisen käräjäoikeudelle antamaa lausuntoa, vaikka siinä olisi virheitäkin. Viranomaisella on lakiin perustuva velvollisuus antaa lausunto, ja tuoda siinä esiin oma käsityksensä lapsen tilanteesta. Tuomioistuinkäsittelyssä muut osapuolet voivat kertoa oman käsityksensä asiasta. Viranomainen voi itse halutessaan oikaista tai täydentää lausuntoaan.

Tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa säädetään oikeudesta pyytää rekisterinpitäjää poistamaan omia henkilötietoja. Myös sosiaalihuollon asiakas voi käyttää tätä oikeutta.

Sosiaalihuollon asiakastietojen poistaminen ei kuitenkaan usein ole mahdollista, koska sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja on sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain mukaan säilytettävä tässä laissa määritellyn ajan. Lisäksi sosiaaliviranomaisilla on lukuisia erityislaeissa (esim. sosiaalihuoltolaissa, lastensuojelulaissa ja toimeentulotukilaissa) säädettyjä tehtäviä, joita varten asiakastietoja tarvitaan.

Tietosuoja-asetuksen nojalla ei siis voida poistaa kaikkia sosiaalihuollon asiakastietoja. Edes osaa asiakastiedoista ei voida poistaa, jos ne on kerätty lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten, ja jos ne ovat siinä tarkoituksessa edelleen tarpeellisia.

Reissuvihkojen käyttö ei ole kiellettyä, mutta rekisterinpitäjän on huolehdittava siitä, että tietoja käsitellään turvallisesti lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Terveydenhuollon potilastiedot ja sosiaalihuollon asiakastiedot ovat salassa pidettäviä tietoja. Jo tieto siitä, että henkilö on asiakkaana sosiaalihuollossa tai potilaana terveydenhuollossa, on salassa pidettävä.  Palveluntarjoajan on huolehdittava siitä, etteivät tiedot joudu sivullisten haltuun. Tietoja saa luovuttaa sivullisille ainoastaan lakiin perustuen tai asiakkaan/potilaan/hänen laillisen edustajansa suostumuksella.

Reissuvihkoon merkittyjen tietojen tietoturvallisuusriskien arviointiin vaikuttavat muun muassa

• millaisia tietoja reissuvihkoon kirjoitetaan
• kuinka todennäköistä on, että tiedot voisivat joutua sivullisen haltuun.

Rekisterinpitäjän on annettava riittävästi perehdytystä ja ohjeita henkilöstölle siitä, mihin tarkoitukseen ja millä tavalla henkilötietoja käsitellään. Tietosuojavaltuutettu suosittaa tietoturvallisten sähköisten palveluiden kehittämistä. Tietoturvallinen sähköinen reissuvihko voisi olla yksi vaihtoehto viestien välittämiseen. Rekisterinpitäjän ohjeistus voi parantaa myös paperisten reissuvihkojen tietoturvallisuutta.