Asiointi puhelimitse tietosuojavaltuutetun toimistossa

Puhelimitse tapahtuvan asioinnin yhteydessä käsiteltävät tiedot

Puhelinvaihde

Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinvaihde välittää puheluita tietosuojavaltuutetun toimiston virkamiehille. Vaihteeseen saapuvista puheluista tallennetaan soittoaika, soittajan numero, numero, johon puhelu välitetään sekä puhelun kesto.

Tietosuojavaltuutetun toimiston vaihdetta hoitaa ulkopuolinen palveluntarjoaja. Puhelinvaihteen toteuttaa Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori ja teknisen toteutuksen Elisa Oyj.

Tietosuojavaltuutetun toimisto ei käsittele vaihteeseen saapuvien puheluiden tietoja, ellei puhelinvaihde välitä soittajan pyynnöstä soittopyyntöä tietosuojavaltuutetun toimistolle. Näissä tapauksissa tietosuojavaltuutetun toimisto käsittelee tietoja vain sen aikaa, kun soittopyyntöä koskevan asian selvittäminen vaatii. Tämän jälkeen tiedot poistetaan.

Puhelinvaihteen puheluja ei nauhoiteta.

Puhelinneuvonta

Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvonta antaa yleistä tietosuojaan liittyvää neuvontaa. Tietosuojavaltuutetun toimisto ei kerää puhelinneuvontaan saapuneista puheluista henkilötietoja, ellei puhelun aikana sovita, että asiaa selvitetään tietosuojavaltuutetun toimistolla. Tällöin kerättäviä henkilötietoja ovat soittajan nimi ja puhelinnumero sekä tarvittaessa muut asian selvittämisen kannalta välttämättömät tiedot. Kun tietosuojavaltuutetun toimistosta soitetaan takaisin soittajalle, tietosuojavaltuutetun toimisto käsittelee soittajan henkilötietoja (puhelinnumero) samalla tavalla kuin soitettaessa vireillesaattajalle (Asiointi tietosuojavaltuutetun toimistossa töissä olevan virkamiehen kanssa). Soittopyyntö voidaan tarvittaessa välittää edelleen yksittäiselle virkamiehelle.

Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelujärjestelmää hoitavat Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori ja ulkopuolinen palveluntarjoaja Elisa Oyj.

Puhelinjärjestelmässä on tilastointiominaisuus. Sitä kautta kerätään ainoastaan puhelujen määriä koskevia tietoja. Näihin tietoihin ei yhdistellä henkilötietoja.

Puhelinneuvonnan puheluja ei nauhoiteta.

Asiointi tietosuojavaltuutetun toimistossa töissä olevan virkamiehen kanssa

Tietosuojavaltuutetun toimisto käsittelee soitettujen, vastattujen ja vastaamattomien puheluiden osalta henkilötietoja (soittajan numero, vastaanottajan numero, päivämäärä ja kellonaika) palveluntarjoaja Elisa Oyj:n järjestelmässä. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelujärjestelmää hoitavat Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori ja ulkopuolinen palveluntarjoaja Elisa Oyj. Tiedot säilyvät järjestelmässä enintään 12 kuukautta.

Jos asioit puhelimitse tietosuojavaltuutetun toimistossa vireillä olevaan asiaan liittyen, puhelusta kirjataan merkintä tietosuojavaltuutetun toimiston asianhallintaan.

Yksittäisten virkamiesten puheluja ei nauhoiteta.

Mihin käsittelymme perustuu

Käsittelemme henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja tietosuojavaltuutetun toimistolle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi:

  • Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e alakohta

Tietosuojavaltuutetun toimiston asemasta, tehtävistä ja toimivallasta säädetään:

Tietojen luovuttaminen

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Tietoja voidaan luovuttaa myös muille EU- tai ETA-alueen valvontaviranomaisille tilanteissa, joissa toimistossamme vireille saatettu asia on käsiteltävä yhteistyössä muiden EU-/ETA-alueen valvontaviranomaisten kanssa.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tietosuojaoikeutesi

Oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä

  • sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi
  • pyrimme tällä kuvauksella tietosuojakäytännöistämme antamaan kattavan kuvan henkilötietojen käsittelystä toiminnassamme. Jos jokin osa toteuttamastamme henkilötietojen käsittelystä jää kuitenkin edelleen epäselväksi, emme ole onnistuneet pyrkimyksessämme. Tällöin voit esittää tarkentavia kysymyksiä lähettämällä kysymyksesi tietosuojavaltuutetun toimistolle (ks. yhteystiedot alla)
  • lisätietoa oikeudesta saada henkilötietojen käsittelyä koskevaa informaatiota

Oikeus saada pääsy tietoihin

  • sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada jäljennös näistä tiedoista, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeuden toteuttamisesta
  • lisätietoa oikeudesta saada pääsy tietoihin

Oikeus oikaista tietoja

  • jos sinua koskevat henkilötiedot, joita käsittelemme, ovat virheellisiä, voit pyytää meitä oikaisemaan tiedot
  • jos oikaisemme tietoja pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan oikaisusta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu
  • lisätietoa oikeudesta oikaista tiedot

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

  • jos käsittelemämme sinua koskevat tiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä, voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä
  • tällöin voimme käsitellä tietojasi vain
    • sinun suostumuksellasi
    • jos tarvitsemme tietoja oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen takia
    • yleisen edun vuoksi, tai
    • jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi
  • jos rajoitamme tietojen käsittelyä pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan rajoituksesta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu
  • lisätietoa oikeudesta käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on halutessasi oikeus vastustaa toteuttamaamme henkilötietojesi käsittelyä. Voit tehdä sen milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Tällöin emme enää saa käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Lisätietoa vastustamisoikeudesta.

Tietosuojavaltuutetun toimistossa ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä. Tietosuojavaltuutetun toimisto ei tee profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

Voit esittää tietosuojaoikeuksiasi koskevan pyynnön tietosuojavaltuutetun toimistoon sähköpostilla ([email protected]) tai postitse (PL 800, 00531 HELSINKI).

Tietosuojavaltuutetun toimiston päätöksistä voi valittaa toimivaltaiseen hallinto-oikeuteen tietosuojavaltuutetun toimistosta saadun valitusosoituksen mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun toimiston toiminnan lainmukaisuutta valvovat ylimmät laillisuusvalvojat, eli eduskunnan oikeusasiamies sekä oikeuskansleri.