Toimivaltaamme kuuluvien asioiden käsittely

Toimivaltaamme kuuluvien asioiden käsittelyyn liittyvä henkilötietojen käsittely

Tietosuojavaltuutetun toimistossa vireille saatetut asiat kirjataan asianhallintaan. Asianhallintaan merkitään asian asianmukaisen käsittelyn ja seurannan kannalta tarpeelliset tiedot. Huomaathan, että tietosuojavastaavien henkilötietojen käsittelystä löydät tietoja osiosta Tietosuojavastaavien henkilötietojen käsittely ja työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyä koskevaa tietoa löydät osiosta Työhakemuksen jättäminen.

Tietojen käyttötarkoitus on vireille saatettujen asioiden käsittely lainsäädännön edellyttämällä tavalla sekä muu viranomaistoiminnan suunnittelu ja toteuttaminen.

Asianhallintajärjestelmän tiedoista muodostetaan tilastoja kuvaamaan muun muassa käsiteltyjen ja vireillä olevien asioiden määriä, käsittelyaikoja ja jakautumista eri toimialoille.

Asianhallintajärjestelmän teknisestä ylläpidosta vastaa Oikeusrekisterikeskus. Järjestelmästä ei ole liittymiä muihin tietojärjestelmiin.

Tietosuojavaltuutetun toimistossa käsiteltäviin vireille saatettuihin asioihin liittyvien henkilötietojen säilyttämisajat määräytyvät arkistolain (831/1994), arkistolaitoksen määräyksen (AL 16465/07.01.01.03.02/2016) ja viraston arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Mitä tietoja käsittelemme?

Tietosuojavaltuutetun toimistossa vireille saatettu asia kirjataan asianhallintaan, ja sille annetaan diaarinumero.

Käsiteltävien tietojen laajuus riippuu asian luonteesta ja siitä, mitä asiaan liittyviä tietoja meille on toimitettu. Voit halutessasi saattaa vireille henkilötietojen käsittelyssä havaitsemaasi epäkohtaa koskevan asian myös nimettömästi ja ilman yhteystietoja.

Tavanomaisesti käsittelemme ainakin seuraavia tietoja:

  • vireillesaattajan nimi
  • vireillesaattajan yhteystiedot, esimerkiksi puhelinnumero, sähköpostiosoite ja/tai postiosoite
  • asian kuvaus
  • asian käsittelyn vaiheita koskevat tiedot

Mihin käsittelymme perustuu

Käsittelemme henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja tietosuojavaltuutetun toimistolle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi:

  • Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e alakohta

Käsittelemme erityisiä henkilötietoryhmiä yleisen edun perusteella kansallisen lainsäädännön nojalla:

  • tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 9 artiklan 2 kohdan g alakohta
  • henkilötietolain (523/1999) 12 § 1 mom. 5 kohta

Tietosuojavaltuutetun toimiston asemasta, tehtävistä ja toimivallasta säädetään:

Tietojen luovuttaminen

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tietosuojaoikeutesi

Tässä osiossa kerromme sähköiseen asiointiin liittyvistä tietosuojaoikeuksistasi muilta osin kuin tietosuojavastaavien ja työnhakijoiden henkilötietojen osalta. Tietosuojavastaavien henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä tietosuojaoikeuksista löydät tietoa osiosta Tietosuojavastaavien henkilötietojen käsittely, ja työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyä koskevaa tietoa löydät osiosta Työhakemuksen jättäminen.

Oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä

  • sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi
  • pyrimme tällä kuvauksella tietosuojakäytännöistämme antamaan kattavan kuvan henkilötietojen käsittelystä toiminnassamme. Jos jokin osa toteuttamastamme henkilötietojen käsittelystä jää kuitenkin edelleen epäselväksi, emme ole onnistuneet pyrkimyksessämme. Tällöin voit esittää tarkentavia kysymyksiä lähettämällä kysymyksesi tietosuojavaltuutetun toimistolle sähköpostilla (ks. yhteystiedot alla)
  • lisätietoa oikeudesta saada henkilötietojen käsittelyä koskevaa informaatiota

Oikeus saada pääsy tietoihin

  • sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada jäljennös näistä tiedoista, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeuden toteuttamisesta
  • lisätietoa oikeudesta saada pääsy tietoihin

Oikeus oikaista tietoja

  • jos sinua koskevat henkilötiedot, joita käsittelemme, ovat virheellisiä, voit pyytää meitä oikaisemaan tiedot
  • jos oikaisemme tietoja pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan oikaisusta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu
  • lisätietoa oikeudesta oikaista tiedot

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

  • jos käsittelemämme sinua koskevat tiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä, voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä
  • tällöin voimme käsitellä tietojasi vain
  • sinun suostumuksellasi
  • jos tarvitsemme tietoja oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen takia
  • yleisen edun vuoksi, tai
  • jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi
  • jos rajoitamme tietojen käsittelyä pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan rajoituksesta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu
  • lisätietoa oikeudesta käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on halutessasi oikeus vastustaa toteuttamaamme henkilötietojesi käsittelyä. Voit tehdä sen milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Tällöin emme enää saa käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Lisätietoa vastustamisoikeudesta.

Tietosuojavaltuutetun toimistossa ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä. Tietosuojavaltuutetun toimisto ei tee profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

Voit esittää tietosuojaoikeuksiasi koskevan pyynnön tietosuojavaltuutetun toimistoon sähköpostilla (tietosuoja@om.fi) tai postitse (PL 800, 00521 HELSINKI).

Tietosuojavaltuutetun toimiston päätöksistä voi valittaa toimivaltaiseen hallinto-oikeuteen tietosuojavaltuutetun toimistosta saadun valitusosoituksen mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun toimiston toiminnan lainmukaisuutta valvovat ylimmät laillisuusvalvojat, eli eduskunnan oikeusasiamies sekä oikeuskansleri.