Rekisteröidyn oikeuksista poikkeaminen tieteellisen tai historiallisen tutkimuksen tai tilastoinnin yhteydessä

Lähtökohtaisesti rekisteröidyllä on tieteellisessä ja historiallisessa tutkimuksessa käytössään tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet. Tietosuojalain 31 §:n mukaan rekisteröidyn oikeudesta saada pääsy tietoihin, oikeudesta tietojen oikaisemiseen, oikeudesta käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamisoikeudesta voidaan tarvittaessa poiketa, jos

  1. käsittely perustuu asianmukaiseen tutkimussuunnitelmaan; 
  2. tutkimuksella on vastuuhenkilö tai siitä vastaava ryhmä; ja
  3. henkilötietoja käytetään ja luovutetaan vain historiallista tai tieteellistä tutkimusta taikka muuta yhteensopivaa tarkoitusta varten sekä muutoinkin toimitaan niin, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot eivät paljastu ulkopuolisille.

Poikkeamisen tarpeellisuutta on arvioitava tapauskohtaisen harkinnan perusteella. Poikkeaminen rekisteröidyn oikeuksista on mahdollista ainoastaan siltä osin kuin

  1. tällaiset oikeudet todennäköisesti estävät näiden erityisten tarkoitusten saavuttamisen tai vaikeuttavat sitä suuresti ja
  2. tällaiset poikkeukset ovat tarpeen näiden tarkoitusten täyttämiseksi.

Rekisterinpitäjän on tapauskohtaisesti harkittava, onko poikkeaminen tarpeellista ja asianmukaisesti perusteltua. Yksinomaan suojatoimien toteuttaminen ei siten oikeuttaisi rekisteröidyn oikeuksista poikkeamista.

Kun käsitellään erityisiä henkilötietoja tai rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja, rekisterinpitäjän on edellä mainittujen vaatimusten lisäksi laadittava tietosuoja-asetuksen 35 artiklan mukainen tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi, joka tulee toimittaa kirjallisesti tiedoksi tietosuojavaltuutetulle ennen käsittelyyn ryhtymistä. Vaikutustenarviointia ei tarvitse toimittaa tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröidyn oikeuksista ei ole tarkoitus poiketa.

Poikkeaminen on mahdollista myös silloin, jos rekisterinpitäjä noudattaa tietosuoja-asetuksen 40 artiklan mukaisia käytännesääntöjä, joissa on otettu asianmukaisesti huomioon edellä tarkoitettu rekisteröidyn oikeuksista poikkeaminen.
 

Tietosuojavaltuutetulle toimitettavat tiedot

Jos aiot poiketa rekisteröidyn oikeuksista ja tieteellisessä tai historiallisessa tutkimuksessa käsitellään erityisiä henkilötietoja tai rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja, sinun on toimitettava tietosuojavaltuutetulle seuraavat tiedot:

  1. Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot
  2. Tutkimushankkeen nimi
  3. Henkilötietojen käsittelyperuste (Tietosuoja-asetuksen 6 art. ja 9 art., Tietosuojalain 4 § ja 6 §)
  4. Kuvaus siitä, miten edellä mainittujen rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen todennäköisesti estäisi tieteellisen tai historiallisen tutkimuksen tai tilastoinnin tarkoitusten saavuttamisen tai vaikeuttaisi sitä suuresti.
  5. Kuvaus siitä, miten poikkeukset ovat tarpeen tieteellisen tai historiallisen tutkimuksen tai tilastoinnin tarkoitusten täyttämiseksi.
  6. Vaikutustenarviointi liitetiedostona.
     

Toimita tiedot tietosuojavaltuutetun toimistoon sähköpostitse oikeusministeriön turvapostia käyttäen. Otsikoi viesti esimerkiksi seuraavasti:

Poikkeaminen rekisteröidyn oikeuksista (tietosuojalain 31 §) – organisaation nimi 

Ennen palvelun käyttämistä lue myös ohje turvapostin lähettämiseen.