Jotta yritys tai viranomainen voi nauhoittaa puhelun ja kerätä tällä tavoin henkilötietoja, tulee nauhoittamiselle olla hyväksyttävä käsittelyn oikeusperuste. Henkilötietoja voi kerätä ja tallettaa muun muassa silloin, kun osapuolten välillä on asiakassuhde tai henkilötietojen käsittely on tarpeen laissa säädetyn tehtävän hoitamiseksi. Määrätyillä toimialoilla, esim. hätäkeskuksissa, säädökset velvoittavat nauhoittamaan puhelut.
Yritys voi nauhoittaa asiakkaan kanssa käydyn puhelinkeskustelun liiketapahtuman todentamiseksi (esim. kuluttajan tekemän tilauksen taltioimiseksi). Viranomainenkin voi nauhoittaa puhelun, jos henkilötietojen käsittelylle on oikeusperuste. Viranomaistoiminnassa tallennettu nauhoite on myös julkisuuslaissa tarkoitettu viranomaisen asiakirja. Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei asian käsittelyvaiheesta, salassapitoperusteista tai jostain muusta laista muuta johdu.
Henkilötietojen keräämisestä (mm. nauhoittamisesta) on aina informoitava keskustelukumppania. Tapa jää rekisterinpitäjän harkintaan. Tietojen keräämisestä voidaan kertoa joko puhelun alussa tai jo aiemmin esimerkiksi sopimuksessa, johon asiakassuhde perustuu. Pelkkä maininta verkkosivuilla ei riitä, koska tieto ei näin välttämättä tavoita kaikkia.