Usein kysyttyä puheluista

Kansalainen saa nauhoittaa sellaiset puhelut, joihin itse osallistuu joko soittajana tai vastaajana. Oman viestinnän taltioiminen on Suomen perustuslain mukaan mahdollista, eikä sitä ole kriminalisoitu myöskään viestinnän suojaa koskevissa rikoslain säännöksissä.

Eri asia on, miten nauhoitteita aikoo jatkossa käyttää. Jos nauhoitteita antaa toisten kuultavaksi, tulisi varmistaa, ettei samalla syyllisty esimerkiksi toisen kunnian loukkaamiseen, levitä yksityiselämää loukkaavaa tietoa tai paljasta esimerkiksi salassa pidettävää tietoa (esim. terveydentilaa koskevat tiedot). Tältä osin lainmukaisuutta ei voi arvioida ennen kuin tiedetään, mitä nauhoite sisältää, mihin tarkoitukseen sitä aiotaan käyttää ja kenen kuunneltavaksi se annetaan.

Jotta yritys tai viranomainen voi nauhoittaa puhelun ja kerätä tällä tavoin henkilötietoja, tulee nauhoittamiselle olla hyväksyttävä käsittelyn oikeusperuste. Henkilötietoja voi kerätä ja tallettaa muun muassa silloin, kun osapuolten välillä on asiakassuhde tai henkilötietojen käsittely on tarpeen laissa säädetyn tehtävän hoitamiseksi. Määrätyillä toimialoilla, esim. hätäkeskuksissa, säädökset velvoittavat nauhoittamaan puhelut.

Yritys voi nauhoittaa asiakkaan kanssa käydyn puhelinkeskustelun liiketapahtuman todentamiseksi (esim. kuluttajan tekemän tilauksen taltioimiseksi). Viranomainenkin voi nauhoittaa puhelun, jos henkilötietojen käsittelylle on oikeusperuste. Viranomaistoiminnassa tallennettu nauhoite on myös julkisuuslaissa tarkoitettu viranomaisen asiakirja. Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei asian käsittelyvaiheesta, salassapitoperusteista tai jostain muusta laista muuta johdu.

Henkilötietojen keräämisestä (mm. nauhoittamisesta) on aina informoitava keskustelukumppania. Tapa jää rekisterinpitäjän harkintaan. Rekisterinpitäjän on kerrottava keskustelukumppanille puhelun tallentamisesta eli henkilötietojen keräämisestä aina ennen puhelun tallentamisen aloittamista. Pelkkä maininta verkkosivuilla ei riitä, koska tieto ei näin välttämättä tavoita kaikkia.

Puhelutallenteelle tallennettu ääni on henkilötieto, ja puhelun tallentaminen on henkilötietojen käsittelyä.

Rekisterinpitäjän on kerrottava keskustelukumppanille puhelun tallentamisesta eli henkilötietojen keräämisestä aina ennen puhelun tallentamisen aloittamista. Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan puheluja tallentavaa organisaatiota, kuten yritystä tai viranomaista.

Pelkkä maininta puheluiden tallentamisesta rekisterinpitäjän verkkosivuilla ei ole riittävää, sillä rekisteröidyn on saatava tieto silloin kun henkilötietoja kerätään.

Lue lisää:
Kerro käsittelystä rekisteröidylle

Henkilön oikeus saada tutustua omiin tietoihinsa koskee myös puhelutallenteita, sillä ääni on nauhalle tallentuessaan henkilötieto, jos ihminen on siitä tunnistettavissa.

Puhelunauhoitteisiin sisältyy käytännössä aina myös toista henkilöä koskevia henkilötietoja. Tämä ei kuitenkaan ole este rekisteröidyn tarkastusoikeuden toteuttamiselle.

Huomaathan, että puhelinmyynnissä on otettu 1.1.2023 alkaen käyttöön kirjallinen vahvistusmenettely kuluttajansuojan parantamiseksi. Tämä tarkoittaa sitä, että myyntipuhelun jälkeen myyjän on erikseen lähetettävä kuluttajalle tarjous kirjallisesti tai muulla pysyvällä tavalla, ja sopimus syntyy puhelinmyynnissä vasta puhelun jälkeen.

Rekisterinpitäjällä on velvollisuus toimittaa rekisteröidylle jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Tietosuojavaltuutetun toimiston tämänhetkisen linjan mukaan tietoja ei aina tarvitse toimittaa alkuperäisessä muodossa, jos ne voidaan asianmukaisesti antaa myös muulla tavalla. Rekisterinpitäjän velvollisuus on arvioida, mikä muoto on kussakin tapauksessa asianmukainen.

Jäljennös puhelutallenteista voidaan tapauksen mukaan toimittaa kirjallisessa muodossa esimerkiksi litteroituna tai sähköisesti, kuten nauhoitteena. Litteroinnin on oltava yhdenmukainen tallenteen sisällön kanssa.

Rekisterinpitäjä voi lisäksi halutessaan tarjota rekisteröidylle tallenteen kuuntelumahdollisuuden esimerkiksi toimipisteessään. Kuuntelumahdollisuus ei kuitenkaan saa olla ainoa tapa, jolla oikeus tutustua puhelutallenteeseen toteutetaan.​​​​​​

Yksityisellä elinkeinonharjoittajalla on oikeus saada tutustua häntä koskevaan puhelutallenteeseen tietosuoja-asetuksen mukaisen tarkastusoikeuden perusteella, sillä taltioitu ääni on luonnollista henkilöä koskeva henkilötieto.

Tietosuojavaltuutetun ratkaisu Finlexissä:

​​​​​​​Yksityisen elinkeinonharjoittajan oikeus tutustua tietoihin puhelutallenteen osalta ja annettavien tietojen muoto (21.10.2021)