Sähköinen asiointi tietosuojavaltuutetun toimistossa
Asian vireille saattaminen sähköisesti
Tietosuojavaltuutetun toimistolla on käytössään sähköisiä lomakkeita, jotka toimivat Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin Turvalomake-palvelussa. Lomakkeet täytetään ja lähetetään suojatusti tietosuojavaltuutetun toimistoon.
Mihin käytämme verkkolomakkeita?
- Tietosuojavastaavia koskevien ilmoitusten vastaanottamiseen
- Tietoturvaloukkauksia koskevien ilmoitusten vastaanottamiseen
- Ennakkokuulemispyyntöjen vastaanottamiseen
- Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevien pyyntöjen vastaanottamiseen
- Henkilötietojen käsittelyyn liittyvää epäkohtaa koskevien ilmoitusten vastaanottamiseen
Lomakkeilla kerättävät tiedot eivät tallennu lomakkeelle, vaan ne ohjautuvat tietosuojavaltuutetun toimiston kirjaamon sähköpostiin. Sieltä asia kirjataan asianhallintajärjestelmäämme.
Lomakkeiden avulla voi laittaa vireille tietosuojaviranomaisen toimivaltaan kuuluvia asioita.
Vireille saattaminen on mahdollista myös esimerkiksi toimittamalla aineisto tietosuojavaltuutetun toimiston kirjaamoon turvaviestillä.
Ethän lähetä sähköpostilla arkaluonteisia (esim. terveydentilatiedot, sosiaalihuollon palveluja koskevat tiedot tai taloudellista asemaa koskevat tiedot) tai salassa pidettäviä tietoja. Voit lähettää ne turvaviestillä.
Ohje turvaviestin lähettämiseen (pdf)
Oikeusministeriön turvaviestipalvelu
Vierailu verkkosivuilla
Sivustomme on kaikille avoin, eikä verkkosivujen selaaminen edellytä rekisteröintiä. Keräämme tietoja edellä mainittujen lomakkeiden avulla.
Mihin käsittelymme perustuu
Käsittelemme henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja tietosuojavaltuutetun toimistolle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi:
Käsittelemme erityisiä henkilötietoryhmiä yleisen edun perusteella kansallisen lainsäädännön nojalla:
- Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 9 artiklan 2 kohdan g alakohta
- Tietosuojalain (1050/2018) 6 § 1 mom. 2 kohta
Tietosuojavaltuutetun toimiston asemasta, tehtävistä ja toimivallasta säädetään:
- Tietosuojalain (1050/2018) 8, 14 ja 16-17 artikloissa
- Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 51 ja 55-59 artikloissa
Käsittelemme henkilötietoja sähköisen asioinnin yhteydessä lisäksi noudattaaksemme viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä:
Tietosuojavastaavia koskevien ilmoitusten osalta käsittelemme henkilötietoja tietosuojavaltuutettua koskevan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
- tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta
- Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 37 artiklan 7 kohta
Tietojen luovuttaminen
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.
Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.
Tietoja voidaan luovuttaa myös muille EU- tai ETA-alueen valvontaviranomaisille tilanteissa, joissa toimistossamme vireille saatettu asia on käsiteltävä yhteistyössä muiden EU-/ETA-alueen valvontaviranomaisten kanssa.
Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tietosuojaoikeutesi
Tässä osiossa kerromme sähköiseen asiointiin liittyvistä tietosuojaoikeuksistasi muilta osin kuin tietosuojavastaavien henkilötietojen osalta. Tietosuojavastaavien henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä tietosuojaoikeuksista löydät tietoa osiosta Tietosuojavastaavien henkilötietojen käsittely.
Oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä
- sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi
- pyrimme tällä kuvauksella tietosuojakäytännöistämme antamaan kattavan kuvan henkilötietojen käsittelystä toiminnassamme. Jos jokin osa toteuttamastamme henkilötietojen käsittelystä jää kuitenkin edelleen epäselväksi, emme ole onnistuneet pyrkimyksessämme. Tällöin voit esittää tarkentavia kysymyksiä lähettämällä kysymyksesi tietosuojavaltuutetun toimistolle sähköpostilla (ks. yhteystiedot alla)
- lisätietoa oikeudesta saada henkilötietojen käsittelyä koskevaa informaatiota
Oikeus saada pääsy tietoihin
- sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada jäljennös näistä tiedoista, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeuden toteuttamisesta
- lisätietoa oikeudesta saada pääsy tietoihin
Oikeus oikaista tietoja
- jos sinua koskevat henkilötiedot, joita käsittelemme, ovat virheellisiä, voit pyytää meitä oikaisemaan tiedot
- jos oikaisemme tietoja pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan oikaisusta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu
- lisätietoa oikeudesta oikaista tiedot
Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
- jos käsittelemämme sinua koskevat tiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä, voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä
- tällöin voimme käsitellä tietojasi vain
- sinun suostumuksellasi
- jos tarvitsemme tietoja oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen takia
- yleisen edun vuoksi tai
- jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi
- jos rajoitamme tietojen käsittelyä pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan rajoituksesta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu
- lisätietoa oikeudesta käsittelyn rajoittamiseen
Sinulla on halutessasi oikeus vastustaa toteuttamaamme henkilötietojesi käsittelyä. Voit tehdä sen milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Tällöin emme enää saa käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Lisätietoa vastustamisoikeudesta.
Tietosuojavaltuutetun toimistossa ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä. Tietosuojavaltuutetun toimisto ei tee profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Voit esittää tietosuojaoikeuksiasi koskevan pyynnön tietosuojavaltuutetun toimistoon sähköpostilla ([email protected]) tai postitse (PL 800, 00531 HELSINKI).
Tietosuojavaltuutetun toimiston päätöksistä voi valittaa toimivaltaiseen hallinto-oikeuteen tietosuojavaltuutetun toimistosta saadun valitusosoituksen mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun toimiston toiminnan lainmukaisuutta valvovat ylimmät laillisuusvalvojat, eli eduskunnan oikeusasiamies sekä oikeuskansleri.