Tallentava kulunvalvonta eli sähkölukot
Sähkölukkojärjestelmien keräämät kulunvalvontatiedot ovat henkilötietoja, ja niiden käsittelyssä on noudatettava tietosuojalainsäädäntöä.
Kulunvalvonnalle on oltava perusteltu tarve, eikä kulunvalvontatietoja saa kerätä vain varmuuden vuoksi. Tarpeellisuutta tulee arvioida sen perusteella, mitä kulunvalvonnalla tavoitellaan. Ennen järjestelmän käyttöönottoa taloyhtiön on arvioitava, voidaanko nämä tavoitteet saavuttaa vähemmän yksityiselämän suojaan kajoavilla keinoilla. Tämä arviointi tulee dokumentoida.
Sähkölukkojärjestelmä tulee asentaa niin, että se ei kerää kulunvalvontatietoja liiallisesti. Taloyhtiön on varmistettava, että se kerää kulunvalvontatietoja vain sellaisista tiloista, joissa se on tarpeellista. Tallentavat sähkölukot voidaan esimerkiksi asentaa vain tiettyjen tilojen oviin. Jos siis esimerkiksi vain taloyhtiön irtaimistovarastossa on tarve kulunvalvonnalle, sitä ei voida tällä perusteella asentaa rakennuksen kaikkiin oviin.
Kulunvalvontalaitteiden ja -järjestelmien hankinnassa on kiinnitettävä huomiota niiden turvallisuuteen ja teknisiin ominaisuuksiin. Sähkölukkojärjestelmä voi tallentaa tiedot paikallisesti lukkopesään tai esimerkiksi pilveen. Henkilötietoihin liittyvät riskit ovat usein pienemmät, jos laite tallentaa tiedot vain paikallisesti.
Taloyhtiön on syytä arvioida sähkölukkojärjestelmän mahdollisia riskejä ennen sen käyttöönottoa ja tehdä asianmukaiset riskienhallintatoimenpiteet. Sen on esimerkiksi huolehdittava, että sähkölukkojärjestelmän palveluntarjoajan kanssa tehtävässä sopimuksessa määritellään selkeästi henkilötietojen käsittelyyn liittyvät roolit ja vastuut.
Taloyhtiön on varmistettava, että
- kulunvalvonnan käyttöönotto on perusteltua ja tarpeellista
- kulunvalvonnasta syntyvien henkilötietojen käsittelylle on tietosuoja-asetuksen mukainen käsittelyperuste
- asukkaita informoidaan kulunvalvontatietojen käsittelystä avoimesti ja selkeästi
- kulunvalvonnasta syntyviin henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, joilla on oikeus käsitellä niitä
- kulunvalvontalaitteet ja -järjestelmät keräävät vain tarpeellista tietoa
- kulunvalvonnasta syntyville henkilötiedoille määritellään asianmukainen säilytysaika, joka perustuu käyttötarkoituksen mukaiseen tarpeeseen
- henkilötietojen käsittelyyn liittyvät riskit on arvioitu etukäteen ja tarvittavat toimet riskien hallitsemiseksi on tehty.
Katso myös:
Henkilötietojen käsittelyperusteet
Jos taloyhtiö ottaa käyttöön sähkölukkojärjestelmän, sen on suunniteltava jo etukäteen kulunvalvontatiedoille asianmukainen säilytysaika. Tietojen säilytysajan pituus riippuu siitä, mihin tarkoituksiin kulunvalvontatietoja säilytetään.
Taloyhtiön tulee huolehtia, ettei se epähuomiossa hyväksy sellaisenaan sähkölukkojen oletusasetusten mukaista säilytysaikaa. Säilytysaika tulee määrittää sen ajanjakson mittaiseksi, jonka ajan tiedot ovat aidosti tarpeellisia niiden käyttötarkoitusta varten.
Katso myös: