Apulaistietosuojavaltuutettu: omien tietojen tarkastuspyynnössä voi käyttää asiamiestä

Apulaistietosuojavaltuutettu on todennut päätöksessään, että henkilö voi tehdä tarkastuspyynnön omiin tietoihinsa asiamiehen avulla ja esimerkiksi pyytää organisaatiota toimittamaan asiamiehelle itseään koskevat tiedot. Tietosuojalainsäädäntö ei estä tietosuojaoikeuksien käyttämistä toisen henkilön välityksellä.

Tietosuojavaltuutetun toimistoon yhteyttä ottanut henkilö oli pyytänyt Verohallintoa toimittamaan kaikki itseään koskevat tiedot asiamiehen postiosoitteeseen. Verohallinto kuitenkin kieltäytyi antamasta tietoja asiamiehelle vedoten siihen, että tiedot voitaisiin toimittaa vain henkilölle itselleen.

Apulaistietosuojavaltuutettu määräsi Verohallinnon mahdollistamaan, että henkilötietojen tarkastuspyynnöissä voi käyttää asiamiestä.

Tietosuoja-asetus ei estä asiamiehen käyttämistä esimerkiksi, kun henkilö haluaa tutustua itseään koskeviin tietoihin. Tietosuojavaltuutetun aiempi kannanotto, jonka mukaan omien tietojen tarkastuspyyntöä ei voisi tehdä toisen henkilön välityksellä, on vanhan henkilötietolain ajalta eikä päde enää nykylainsäädännön aikana. Jos pyyntö tehdään toisen henkilön välityksellä, on noudatettava vaatimuksia, joita esimerkiksi toisen henkilön lailliseen edustamiseen liittyy.

Tietojen tarkastuspyynnön tekemistä on tuettava

Tietosuojavaltuutetun toimisto selvitti myös laajemmin, miten Verohallinto on käsitellyt ihmisten pyyntöjä saada tutustua omiin tietoihinsa. Selvityksen perusteella ilmeni, että Verohallinnolla on ollut käytössä kumotun henkilötietolain aikaisia vanhentuneita käytäntöjä.

Apulaistietosuojavaltuutettu muistuttaa, että tietosuojapyyntöjen tekemiselle ei ole muotovaatimuksia, eikä pyynnön esittämistä varten saa vaatia esimerkiksi omakätistä allekirjoitusta tai tietyn lomakkeen käyttämistä. Henkilöä ei voida pääsääntöisesti myöskään vaatia asioimaan paikan päällä pyynnön tekemiseksi tai toimittamaan pyyntöä postitse. Organisaatioiden on nimenomaan varmistettava, että oikeuksien käyttöä helpotetaan. Niiden tulee kuitenkin huolehtia myös tietoturvasta ja löytää tasapaino tietosuojaoikeuksien käytön helppouden ja turvallisen toteuttamisen välillä.

Organisaatio voi tarjota sähköistä palvelua omien tietojen tarkastamiseen. Jos henkilö on kuitenkin pyytänyt jäljennöstä tiedoistaan, ei riitä, että hänet ohjataan sähköiseen palveluun tietojen saamiseksi.

Verohallinto määrättiin korjaamaan toimintatapansa henkilötietojen tarkastuspyyntöjen käsittelyssä niin, että ne vastaavat tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

Apulaistietosuojavaltuutetun päätös (pdf)

Lisätietoja:
Apulaistietosuojavaltuutettu Annina Hautala, annina.hautala(at)om.fi, puh. 029 566 6776