Biträdande dataombudsmannen: vid begäran om granskning av egna uppgifter kan man anlita ett ombud
Biträdande dataombudsmannen har i sitt beslut konstaterat att en person kan göra en begäran om granskning av sina egna uppgifter med hjälp av ett ombud och till exempel be en organisation att lämna uppgifter till ombudet. Dataskyddslagstiftningen hindrar inte att dataskyddsrättigheterna utövas via en annan person.
En person som kontaktat dataombudsmannens byrå hade bett Skatteförvaltningen skicka alla uppgifter om sig själv till ett ombuds postadress. Skatteförvaltningen vägrade dock att lämna uppgifter till ombudet med hänvisning till att uppgifterna endast kan lämnas till personen själv.
Biträdande dataombudsmannen ålade Skatteförvaltningen att göra det möjligt att anlita ett ombud för begäran om granskning av personuppgifter.
Dataskyddsförordningen hindrar inte att ett ombud anlitas till exempel när en person vill ta del av uppgifter om sig själv. Dataombudsmannens tidigare ställningstagande, enligt vilket en begäran om granskning av egna uppgifter inte kan göras via en annan person, är från den gamla personuppgiftslagens tid och gäller inte längre under den nuvarande lagstiftningen. Om begäran görs genom förmedling av en annan person ska man iaktta de krav som till exempel hänför sig till lagligt företrädande av en annan person.
Begäran om granskning av uppgifter ska stödjas
Dataombudsmannens byrå utredde också mer omfattande hur Skatteförvaltningen har behandlat människors begäran om att få ta del av sina egna uppgifter. Av utredningen framgick att Skatteförvaltningen har tillämpat föråldrad praxis från den upphävda personuppgiftslagen.
Biträdande dataombudsmannen påminner om att det inte finns några formkrav för dataskyddsbegäran och att man inte får kräva till exempel egenhändig underskrift eller användning av en viss blankett för begäran. I regel kan man inte heller kräva att personen uträttar ärenden på plats för att göra en begäran eller skickar begäran per post. Organisationerna ska uttryckligen säkerställa att användningen av rättigheterna underlättas. De ska dock också sörja för informationssäkerheten och hitta en balans mellan enkel användning av dataskyddsrättigheterna och säkert genomförande av dem.
Organisationen kan erbjuda en elektronisk tjänst för att granska egna uppgifter. Om personen ändå har begärt en kopia av sina uppgifter räcker det inte att han eller hon hänvisas till en elektronisk tjänst för att få uppgifterna.
Skatteförvaltningen ålades att korrigera sitt förfarande vid behandlingen av begäran om granskning av personuppgifter så att de motsvarar kraven i dataskyddsförordningen.
Den biträdande dataombudsmannens beslut (i Finlex på finska)
Mer information:
Biträdande dataombudsman Annina Hautala, annina.hautala(at)om.fi, tfn 029 566 6776