Usein kysyttyä henkilötietojen käsittelystä taloyhtiöissä
Henkilötietojen käsittely taloyhtiössä edellyttää aina EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) (EUR-Lex) mukaista laillista käsittelyperustetta. Peruste on määritettävä ennen käsittelyn aloittamista, eikä sitä voi enää kesken käsittelyn vaihtaa toiseen. Käsittelyperuste vaikuttaa merkittävästi siihen, mitä oikeuksia rekisteröidyllä on suhteessa rekisterinpitäjään. Tietojen käsittelyn on oltava lainmukaista, kohtuullista ja läpinäkyvää.
Käyttötarkoitussidonnaisuusvaatimus tarkoittaa, ettei tietoja saa perusteetta käsitellä muussa kuin siinä tarkoituksessa, mihin ne on kerätty.
Täsmällisyysvaatimus tarkoittaa, että rekisterinpitäjän tulee varmistaa tietojen oikeellisuus koko niiden elinkaaren ajan. Tietoja on tarpeen mukaan päivitettävä. Lisäksi tietoja saa kerätä vain siinä määrin kuin niitä todella tarvitaan (tietojen minimointi).
Tietosuoja-asetuksessa on kuusi eri perustetta, joilla henkilötietojen käsittely on mahdollista:
- rekisteröidyn suostumus
- sopimus
- rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite
- elintärkeiden etujen suojaaminen
- yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta
- rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu.
Taloyhtiöllä tarkoitetaan tässä ohjeessa mitä tahansa yhtiötä, joka omistaa asuinrakennuksen. Tällaisia ovat asunto-osakeyhtiöt, kiinteistöosakeyhtiöt, vuokratalo-osuuskunnat, asumisoikeusyhdistysten hallitsemat asumisoikeustalot jne. Jäljempänä niistä käytetään käsitettä taloyhtiö. Täsmällisempää ilmaisua käytetään vain, jos yhtiömuodolla tai omistajalla on merkitystä henkilötietojen käsittelyn kannalta.
Sopimus
Kun rekisteröity on osapuolena sopimuksessa, hänen henkilötietojaan saa käsitellä sopimuksen täytäntöönpanemiseksi. Jos rekisteröity esimerkiksi omaa käyttöoikeuden taloyhtiön omistamaan parkkipaikkaan, voidaan hänen tietojaan käsitellä noudattaen sopimusta. On tärkeää määritellä sopimuksen tarkka sisältö ja perustavoite, koska tämän perusteella arvioidaan, onko tietojen käsittely tarpeen. Käsittely tulee rajata vain välttämättömiin henkilötietoihin.
Lakisäänteinen velvoite
Henkilötietoja saa taloyhtiössä käsitellä, kun käsittelyyn on lakisääteinen velvoite. Asunto-osakeyhtiölaissa määrätään yhtiöjärjestyksestä ja sen sisällöstä sekä osakeluettelosta ja siitä, mitä tietoja luettelon tulee sisältää. Hallituksen on ylläpidettävä yhtiön osakkeista osakeluetteloa, johon merkitään kaikki osakkeet osakeryhmittäin numerojärjestyksessä, osakehuoneisto, jonka hallintaan kukin osakeryhmä tuottaa oikeuden, osakekirjojen antamispäivä, osakkeenomistajan yksilöinti- ja yhteystiedot, muualla laissa osakeluetteloon merkittäväksi säädetyt tiedot sekä huoneiston hallintaoikeuteen muun lain nojalla kohdistuva rajoitus, jos sen merkitsemistä erikseen vaaditaan.
Osakeluettelo on laadittava viivytyksettä yhtiön perustamisen jälkeen, ja sitä on pidettävä luotettavalla tavalla. Osakkeen aiempaa omistajaa koskevat osakeluettelotiedot on säilytettävä luotettavalla tavalla 10 vuotta siitä, kun uusi omistaja on merkitty osakeluetteloon. Mainitun määräajan jälkeen tietoja voidaan säilyttää, käyttää tai muuten käsitellä vain tieteellistä tutkimusta, yhtiön historian kirjoittamista tai tilastointia varten.
Jokaisella on oikeus tutustua osakeluetteloon ja saada luettelosta tai sen osasta jäljennös. Lisäksi osakkeenomistajilla, entisillä osakkeenomistajilla sekä muilla, jotka osoittavat oikeutensa sitä vaativan, on oikeus tutustua entisiä osakkeenomistajia koskeviin osakeluettelotietoihin ja saada niistä jäljennöksiä. Osakeluetteloon merkityn tiedon luonnollisen henkilön osoitteesta ja syntymäajasta saa luovuttaa vain osakkeenomistajalle tai sille, joka osoittaa oikeutensa sitä vaativan.
Henkilötunnusta tai muutakaan ylimääräistä ei osakeluetteloon saa merkitä.
Lisätietoa henkilötunnuksen käytöstä
Kaikille nähtävillä olevassa osakeluettelossa ei saa olla aikaisempien osakkeenomistajien tietoja, vaikka nämä tiedot tulee säilyttää luotettavalla tavalla 10 vuotta siitä, kun uusi osakas on merkitty.
Jos maistraatti on määrännyt väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain (661/2009) (Edilex) 36 §:n perusteella osakkeenomistajaa koskevien tietojen luovutusrajoituksesta ja rajoituksesta on ilmoitettu yhtiölle, osakkeenomistajasta osakeluetteloon merkittyjä tietoja saa luovuttaa vain viranomaiselle sekä osakkeenomistajalle tai muulle, joka osoittaa oikeutensa sitä vaativan.
Oikeutettu etu
Henkilötietojen käsittely on taloyhtiössä sallittua silloin, kun se on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Niin kutsutun tasapainotestin avulla saadaan selville, milloin etu voidaan katsoa oikeutetuksi. Tasapainotestissä rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen intressiä punnitaan rekisteröidyn intressejä ja perusoikeuksia vasten.
Oikeutettu etu voi olla olemassa silloin, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on jokin merkityksellinen suhde, rekisteröity on esimerkiksi rekisterinpitäjän asiakas tai alainen.
Tietosuoja-asetuksen mukaan tietojen käsittelystä on tehtävä kirjallinen sopimus rekisterinpitäjän ja ulkoisen henkilötietoja käsittelevän palveluntarjoajan, kuten isännöitsijän tai huoltoyhtiön, välillä.
Sopimuksessa tulee muun muassa määritellä käsiteltävät henkilötiedot (mihin rekisteriin kuuluvia tietoja käsitellään, mitä tietoja käsitellään) ja käsittelyn kesto, käsittelyn luonne ja tarkoitus sekä rekisterinpitäjän ja käsittelijän oikeudet ja velvollisuudet. Lisäksi sopimuksessa pitää määritellä esimerkiksi salassapitoon, tietoturvaan ja mahdolliseen alihankkijoiden käyttöön ja tietojen edelleen luovutukseen liittyvät asiat.
Osakeluettelon ja remonttirekisterin pidosta säädetään asunto-osakeyhtiölaissa, joten ne ovat lakiperusteisia henkilörekistereitä. Asukasluettelon pito perustuu taloyhtiön oikeutettuun etuun pitää kirjaa asukkaistaan asumispalveluiden järjestämiseksi.
Osakeluetteloon ei pidä kerätä muuta kuin lakiin perustuvaa henkilötietoa - ei esimerkiksi henkilötunnuksia, ammatteja, tietoja siviilisäädystä tai muita vastaavia tietoja.
Henkilötunnuksen käsittely on perusteltua kaikissa sellaisissa tilanteissa, joissa yritys tarjoaa palveluita tai tuotteita, joiden laskutus tapahtuu myöhemmin. Myös taloyhtiön perimät vastikkeet, käyttökorvaukset ja vuokrat ovat tällaisia palveluja. Näin ollen asukasluetteloon (tai isännöintiyrityksen asiakasrekisteriin) voidaan kerätä henkilötunnukset maksajien eli osakkaiden tai asukkaiden yksiselitteistä yksilöimistä varten. Lisäksi hallituksen jäsenten henkilötunnusta tarvitaan kaupparekisteriin ilmoittamista ja mahdollista palkkioiden maksua varten.
Tallenteet sisältävät henkilötietoja ja muodostavat henkilötietorekisterin, koska valvontakameraan tallentuva luonnollisen henkilön kuva ja sähköiseen kulunvalvontaan tallentuva kulkutieto ovat henkilötietoa riippumatta tallennusten säilytysaikojen pituudesta.
Laillisuuden kannalta on olennaista etukäteen tarkasti määrittää, mikä on kamera- tai kulunvalvonnan tarkoitus. Esimerkiksi julkisessa tilassa, kuten rappukäytävässä kuvaaminen rikosten ennaltaehkäisyä tai niiden selvittämistä varten ovat tyypillisiä hyväksyttyjä syitä. Kuitenkin valvontaa suunnitellessa tulee ottaa huomioon muusta lainsäädännöstä tulevat rajoitukset. Tallentamisella ei esimerkiksi saa loukata kenenkään kotirauhaa.
Tallenteita pitää käsitellä huolellisesti ja riittävästi suojattuina. Niitä saa käyttää vain ennalta määrättyihin käyttötarkoituksiin, eikä tallenteita saa säilyttää kauemmin kuin on tarpeen tallenteen tarkoituksen toteuttamiseksi.
Asunto-osakeyhtiölaki määrittää täsmällisesti osakeluettelon ja remonttirekisterin tietojen säilytysajan. Osakeluettelon osalta osakkeenomistajien tiedot sekä aiempien omistajien tiedot säilytetään 10 vuoden ajan omistuksen päättymisestä. Tämän jälkeen tietoja voidaan säilyttää, käyttää ja muutoin käsitellä vain tieteellistä tutkimusta, yhtiön historian kirjoittamista tai tilastointia varten.
Remonttirekisterin tiedot tulee taas säilyttää koko yhtiön olemassaolon ajan (oikeutettu etu).
Asukasluettelon osalta taloyhtiön on määritettävä tietojen säilytysajat. Henkilötietojen säilytysajan tulee olla mahdollisimman lyhyt, eikä tarpeettomia tietoja saa säilyttää. Lähtökohtaisesti tietoja voidaan säilyttää asukassuhteen keston ajan, jonka jälkeenkin ne voivat olla tarpeen esimerkiksi laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.
Osakesiirrot on hyvä mainita huoneiston tunnistetietojen perusteella ilman myyjän ja ostajan nimiä. Myöskään vastikerästeissä ei pidä mainita osakkaiden nimiä vaan ainoastaan se, millä huoneistolla rästejä on.
Viralliseen taloyhtiön asioiden hoitoon tulee olla käytössä muu kanava, eikä sosiaalisen median sovelluksissa tai ryhmissä koskaan välitetä henkilötietoja.
Viralliset hallituksen päätökset tehdään sosiaalisen median ulkopuolella. Sosiaalisen median kautta tietoa julkaisevan kannattaa olla perillä siitä, että hän tietoja luovuttaessaan yleensä sitoutuu luovuttamaan myös tiedon omistajuuden kyseisen sosiaalisen median kanavan omistavalle taholle. Tämä perustuu sosiaalisen median käyttöehtoihin.
Henkilötietoja lähetettäessä on aina oltava erittäin huolellinen. Käytännössä toimijoiden tulee arvioida käsittelyyn sisältyvät riskit eli myös se, että käytetty tekninen palvelu takaa riittävän tietoturvan. Mikäli henkilötietojen siirtämiseen käytetään suojaamatonta sähköpostia, tulee tämän menettelyn riskeistä ilmoittaa asianmukaisesti etukäteen. Tietosuojavaltuutettu kehottaa käyttämään henkilötietojen siirtämiseen aina turvallista sähköpostia.
Huoltoyhtiö voi saada tiedon osoitteessa asuvasta henkilöstä joko taloyhtiön tai isännöintiyrityksen henkilörekisteristä. Tällöin rekisterinpitäjän ja henkilötietoa käsittelevän käsittelijän eli huoltoyhtiön tulee sopia kirjallisesti, että tiedon käsittely tapahtuu tietosuoja-asetuksen ja rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti. Taloyhtiön kannattaa sopia huoltoyhtiön kanssa käytännöstä, jossa huoltoyhtiö avaa oven vain asukkaalle, joka on asukasluetteloon kirjattu asukkaaksi ja joka voi osoittaa henkilöllisyytensä henkilötodistuksella.
Vakiintuneen viranomaistulkinnan mukaan nimitaulu ei muodosta itsenäistä henkilörekisteriä, ja sen olemassaolo on perusteltua pelastustoiminnan helpottamiseksi. Osassa kuntia velvoite nimitaulun pitämiseen kiinteistön rappukäytävässä perustuu myös rakennusjärjestyksen määräyksiin.
Taloyhtiöiden johdon on harkittava, millä tarkkuudella merkinnät muihin listoihin on tarpeen tehdä. Vuorolistoihin ei pidä kirjata tarpeettomasti henkilötietoja, kuten nimiä.
Saunan varauslista tai yleisissä tiloissa oleva lista pysäköintipaikanhaltijoista on tietojen minimoinnin periaatteen perusteella suositeltavaa siis ilmaista joko merkinnällä ”varattu” tai huoneiston numerolla.
Taloyhtiön tulee varmistaa, että sen rekisteristään antamien (tai siirtämien) henkilötietojen käsittely tapahtuu tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla. Käytännössä taloyhtiö sopii tästä urakoitsijan kanssa kirjallisella sopimuksella. Tämän jälkeen urakoitsijan tulee henkilötietojen käsittelijänä noudattaa tätä velvoitetta ja muita taloyhtiön määrittämiä kirjallisia ohjeita. Jos urakoitsija antaa tiedot edelleen aliurakoitsijalle, vastaa urakoitsija pääsääntöisesti yhä siitä, että henkilötietoja käsitellään huolellisesti. Vastuu voi myös olla sekä urakoitsijalla että aliurakoitsijalla.
Kyllä koskee. Paperimuotoista aineistoa käsitellään vastaavalla tavalla kuin sähköisessä muodossakin olevaa aineistoa. Näin ollen sen säilytyksessä tulee huomioida esimerkiksi säilytysajat. Taloyhtiön tietosuojaselosteessa tulisi kertoa, miten näiden materiaalien säilytys on toteutettu tietoturvan näkökulmasta riittävää huolellisuutta noudattaen. Henkilötietojen käsittelyn tulee myös käytännössä noudattaa tietosuojaselosteessa kerrottua. Osakkaan oikeus saada nähtäväksi yhtiön hallintoaineistoa tai jäljennöksiä siitä määräytyy asunto-osakeyhtiölain mukaisesti riippumatta siitä, säilytetäänkö tietoa paperimuodossa vai tietokoneelle tallennettuna.
Henkilötiedon käsite on varsin laaja, sillä henkilötiedolla tarkoitetaan myös tietoja, joiden perusteella luonnollinen henkilö voidaan tunnistaa epäsuorasti. Huoneiston vedenkulutus pystytään asukasluettelon avulla kohdentamaan tiettyihin henkilöihin, yhden asukkaan huoneistossa jopa suoraan häneen. Sama koskee remonttitietoja. Varmempaa onkin käsitellä myös näitä tietoja henkilötiedoilta vaadittavalla tavalla.
Henkilötietojen ylläpito asukasluettelossa perustuu taloyhtiön oikeutettuun etuun. Asukassuhteen hoitaminen edellyttää, että asukasluetteloon on merkitty esimerkiksi asukkaan nimi ja huoneistonumero, asukkaan syntymäaika, tiedot asukkaan käytössä olevista asumisen palveluista, kuten autopaikasta tai saunavuorosta sekä asiointikielestä. Asukkailta ei saa kysyä tarpeettomia tietoja eli tietoja, jotka eivät ole asukassuhteen kannalta olennaisia (esim. koulutus, siviilisääty tai ammatti).
Taloyhtiön tietoon saattaa tulla arkaluontoista tietoa, vaikkei taloyhtiössä tällaista tietoa aktiivisesti kerätäkään. Erityinen (ns. arkaluontoinen) tieto saattaa tulla yhtiön johdon tietoon osakkaan tai asukkaan itsensä kertomana. Erityisen tiedon käsittelyssä tulee tiedostaa tiedon erityisluonnetta: esimerkiksi tietoihin pääsy tulee olla vain niillä henkilöillä, jotka konkreettisesti tarvitsevat tietoa taloyhtiön hallinnon hoitamiseksi. Tarpeetonta henkilötietoa ei tarvitse ottaa vastaan tai sen voi hävittää heti. Tarpeellinenkin tieto säilytetään vain tarvittavan ajan.
Tietosuoja-asetuksen laiminlyönnin seurauksena voi taloyhtiökin joutua pahimmillaan maksamaan merkittäviä hallinnollisia sakkoja sekä vahingonkorvausta. Rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän pitää pystyä osoittamaan, että ne noudattavat tietosuoja-asetusta.
Lue lisää osoitusvelvollisuudesta
Mikäli tietoturvaloukkaus kuitenkin pääsee tapahtumaan, siitä tulee ilmoittaa valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa loukkauksen havaitsemisesta sekä niille henkilöille, jonka tietoihin loukkaus on kohdistunut.
Informointi tapahtuu tyypillisimmin tietosuojaselosteella, jonka tulee olla helposti ymmärrettävässä muodossa oleva, tiivis selostus taloyhtiön henkilötietojen käsittelystä. Tietosuojaselosteen tulee olla helposti nähtävissä, esimerkiksi taloyhtiön verkkosivuilla ja porrashuoneen ilmoitustaululla.
Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen on maksutonta. Vain poikkeustapauksessa, eli kun tietojen pyytäminen on jatkuvaa, kohtuutonta taikka ilmeisen perusteetonta, voidaan oikeuksien käyttämisestä periä kohtuulliset hallinnolliset kulut.
Tätä ei saa vaatia asukkaalta. Käytettäessä sähköisiä muuttoilmoituslomakkeita rekisterinpitäjän pitää huolehtia siitä, ettei lomakkeen pakollisissa kentissä vaadita henkilötietojen edelleen luovuttamista markkinointitarkoituksessa esimerkiksi asunnon vuokraamisesta kiinnostuneille tai muille ulkopuolisille. Ennen sähköisen muuttoilmoituslomakkeen käyttöönottoa on varmistuttava lomakkeen riittävästä tietoturvallisuudesta.
Tätä ei voida vaatia, vaan rekisterinpitäjän tulee suostua myös kirjallisesti tai muulla tavalla esitettyyn, yksilöityyn tarkastuspyyntöön. Rekisterinpitäjällä on kuitenkin oikeus ja velvollisuus varmistua tietojen pyytäjän henkilöllisyydestä esimerkiksi ottamalla yhteyttä asukkaaseen käyttäen rekisterinpitäjän hallussa olevia, aiemmin toimitettuja yhteystietoja (esimerkiksi soittamalla rekisteröidyn muuttoilmoituksessa ilmoittamaan puhelinnumeroon).
Tämä riippuu ennen kaikkea siitä, millaisia perusteita asukkaiden kulkemisen seurannalle on kussakin yksittäistapauksessa olemassa. Tietojen käsittelyssä on aina huomioitava tietosuojaperiaatteet eli lainmukaisuus, kohtuullisuus, käyttötarkoitussidonnaisuus, velvoite tietojen minimointiin, täsmällisyys, eheys, luottamuksellisuus sekä tietojen säilytysaikojen rajoittaminen. Käytännössä taloyhtiö joutuu arvioimaan esimerkiksi sitä, ovatko kulunvalvonnan perusteet painavammat kuin rekisteröidyn yksityisyyden suoja.
Silloin, jos kulunvalvonnalle löytyy perusteet, tulee rekisteröityjä informoida lain edellyttämällä tavalla kulunvalvontaan liittyvästä henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista. Kuten kaikessa henkilötietojen käsittelyssä, tulee sähkölukkojen käyttöä harkittaessa pohtia, voiko tavoiteltuun päämäärään päästä ilman henkilötietojen käsittelyä. Näin ollen kulunvalvontatoiminnolla varustettua sähkölukkojärjestelmää harkitsevan taloyhtiön on hyvä pohtia vaihtoehtona sellaisia sähköisiä järjestelmiä, jotka eivät kerää henkilötietoja.
Tietojen edelleen luovutuksen perusteena tulee olla asukkaan suostumus. Jotta suostumus on pätevä, tulee sen olla vapaaehtoisesti annettu. Näin ollen suostumusta tietojen luovuttamiseen ei tule sisällyttää esimerkiksi osaksi vuokrasopimusehtoja, vaan rekisteröidyn tulee olla mahdollista antaa tai olla antamatta erillinen suostumus tietojen luovuttamiselle.
Pääsääntöisesti omien tietojen tarkastaminen on maksutonta. Mikäli rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia (esimerkiksi toistuvat pyynnöt), saa tarkastuksesta vaatia kohtuullisen, hallinnollisia kustannuksia vastaavan maksun.
Isännöitsijäntodistuksesta voidaan kuitenkin asunto-osakeyhtiölain nojalla vaatia kohtuullinen korvaus, eivätkä kaikki isännöitsijäntodistukseen lain mukaan sisältyvät tiedot ole tarkastusoikeuden piirissä olevia henkilötietoja.