Lapsen vapaaehtoiseksi tukihenkilöksi hakevien rikostaustatietojen käsittelyssä tarvetta korjauksille

Helsingin kaupunki on lapsen tai nuoren vapaaehtoiseksi tukihenkilöksi hakevien rikostaustan selvityksen yhteydessä säännönmukaisesti pyytänyt poliisilta kaikki hakijoita koskevat rekisteritiedot. Pyydettyjä rekisteritietoja ei ole rajattu tukihenkilötoiminnan kannalta tarpeellisiin tai välttämättömiin tietoihin, ja ne ovat sisältäneet tietoja esimerkiksi rikosasioista, joissa tukihenkilöksi hakenut on itse asianomistajana. Apulaistietosuojavaltuutettu määräsi rekisterinpitäjän eli Helsingin kaupungin korjaamaan käytäntönsä yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiseksi.

Tietosuojavaltuutetun toimistolla on ollut selvitettävänä tapaus, jossa Helsingin kaupungille vapaaehtoiseksi lapsen tukihenkilöksi hakenut on ilmoittanut epäilevänsä, että hänen henkilötietojaan on käsitelty lainvastaisesti rikostaustan selvityksen yhteydessä.

Henkilötietojen käsittelystä lasten kanssa toimivien vapaaehtoisten rikostaustan selvittämisestä säädetään erityislailla. Lain mukaan vapaaehtoistoiminnan järjestäjällä on oikeus pyytää nähtäväksi vapaaehtoiseksi hakevan rikosrekisteriote hakijan suostumuksella.

Rekisterinpitäjä on pyytänyt poliisilta lomakkeella tietoja tukihenkilöksi hakevien mahdollisista rikosmerkinnöistä. Lomakkeessa ei kuitenkaan täsmennetty tai rajattu, mitä tietoja pyyntö koskee. Tietojen pyytämisen yhteydessä ei myöskään arvioitu, mitkä tiedot olisivat välttämättömiä rekisterinpitäjän laissa säädetyn tehtävän vuoksi.

Kyseessä olevassa tapauksessa rekisterinpitäjä on saanut rikostaustan selvityksen yhteydessä poliisin rekisteristä myös tutkintailmoituksia, joissa tukihenkilöksi hakenut on itse asianomistajana.
Rekisterinpitäjältä saadun selvityksen perusteella käsitellyt tutkintailmoitusten tiedot eivät ole olleet välttämättömiä tai edes tarpeellista laissa säädetyn tehtävän täyttämiseksi.

Rekisterinpitäjän on muutettava käytäntönsä tietojen pyytämisessä tietosuoja-asetuksen mukaisiksi

Apulaistietosuojavaltuutettu katsoo, että Helsingin kaupungin luomassa käytännössä henkilötietoja on käsitelty säännönmukaisesti laajemmin kuin laissa lasten kanssa toimivien vapaaehtoisten rikostaustan selvittämisessä on säädetty. Rekisterinpitäjä ei esimerkiksi ole yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti minimoinut käsiteltäviä tietoja tai varmistanut tietojen tarpeellisuutta tapauskohtaisesti.

Rekisterinpitäjä kertoi tietosuojavaltuutetulle toimittamassaan selvityksessä, että henkilötietojen käsittelystä tukihenkilötoiminnassa on puuttunut selkeä ohjeistus ja että käytössä olleet lomakkeet ovat sisältäneet virheitä. Helsingin kaupunki on kertonut päivittävänsä ohjeistuksen sekä poistaneensa virheelliset lomakkeet käytöstä.

Apulaistietosuojavaltuutettu on antanut rekisterinpitäjälle huomautuksen siitä, että henkilötietojen käsittely on ollut tietosuoja-asetuksen vastaista ja määrännyt rekisterinpitäjän saattamaan henkilötietojen käsittelyn lainmukaiseksi. Päätöksestä voi valittaa hallinto-oikeuteen, joten se ei ole lainvoimainen.

Apulaistietosuojavaltuutetun päätös Finlexissä

Lisätietoja:

Apulaistietosuojavaltuutettu Jari Råman, jari.raman(at)om.fi, puh. 029 566 6757