Korrigeringsbehov i behandlingen av uppgifter om brottslig bakgrund vid ansökan om att bli frivillig stödperson för barn

Helsingfors stad har i samband med kontroll av brottslig bakgrund hos personer som ansöker om att bli frivilliga stödpersoner för barn eller ungdomar regelmässigt begärt polisen om alla registeruppgifter som gäller de sökande. Registeruppgifterna har inte begränsats till relevanta eller nödvändiga uppgifter med hänsyn till stödpersonverksamheten och de har innehållit uppgifter om till exempel brottmål där den som ansökt om att bli stödperson är målsägande. Biträdande dataombudsmannen förordnade staden att åtgärda sitt förfarande så att det blir förenligt med den allmänna dataskyddsförordningen.

Dataombudsmannens byrå har utrett ett fall i Helsingfors där en person som har ansökt om att bli en frivillig stödperson för barn har berättat om sina misstankar om att personuppgifterna har behandlats i strid med lagen i samband med kontroll av brottslig bakgrund.

Om behandlingen av personuppgifter vid kontroll av brottslig bakgrund hos frivilliga som deltar i verksamhet bland barn föreskrivs i en speciallag. Enligt lagen har organisatören av frivilliguppdrag rätt att be den som ansöker om att bli frivillig visa upp ett straffregisterutdrag med sökandens samtycke.

Den personuppgiftsansvarige har med en blankett begärt uppgifter från polisen om eventuella anteckningar om brott hos de som ansöker om att bli stödpersoner. Blanketten preciserar eller begränsar dock inte vilka uppgifter som begäran gäller. I samband med begäran om uppgifter har man heller inte bedömt vilka uppgifter som skulle vara nödvändiga med hänsyn till den personuppgiftsansvariges lagstadgade uppgift.

I det aktuella fallet hade den personuppgiftsansvarige i samband med kontrollen av brottslig bakgrund fått från polisens register även underrättelser om utredningar där den person som ansökt om att bli stödperson var målsägande.

Utifrån den personuppgiftsansvariges utredning har de behandlade uppgifterna i underrättelserna om utredningar inte varit nödvändiga eller ens relevanta för fullgörandet av den lagstadgade uppgiften.

Den personuppgiftsansvarige måste ändra sitt förfarande för begäran om uppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen

Biträdande dataombudsmannen anser att Helsingfors stad genom sitt förfarande regelmässigt behandlar personuppgifter i en större omfattning än vad som föreskrivs i lagen om kontroll av brottslig bakgrund hos frivilliga som deltar i verksamhet bland barn. Staden har till exempel inte minimerat uppgifter som behandlas eller säkerställt nödvändigheten av uppgifterna från fall till fall i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen.

Den personuppgiftsansvarige berättade för dataombudsmannen i sin utredning att det har saknats tydliga riktlinjer för behandlingen av personuppgifter i stödpersonverksamheten och att de blanketter som använts har innehållit fel. Helsingfors stad har meddelat att riktlinjerna ska uppdateras och har tagit de felaktiga blanketterna ur bruk.

Biträdande dataombudsmannen har givit den personuppgiftsansvarige en anmärkning om att behandlingen av personuppgifter har stridit mot dataskyddsförordningen och förordnat den personuppgiftsansvarige att åtgärda behandlingen av personuppgifter så att den blir förenlig med lagen. Beslutet kan överklagas hos förvaltningsdomstolen, så det har inte vunnit laga kraft.

Beslut av biträdande dataombudsmannen i Finlex (på finska)

Mer information:

Biträdande dataombudsman Jari Råman, jari.raman(at)om.fi, tfn 029 566 6757