Uträttande av ärenden per telefon med dataombudsmannens byrå

Uppgifter som behandlas i samband med ärenden som uträttas per telefon

Dataombudsmannens byrås växel förmedlar samtal till tjänstemännen på dataombudsmannens byrå. Vad gäller samtal som kommer till växeln lagras samtalstiden, uppringarens nummer och det nummer till vilket samtalet förmedlas samt samtalets längd.

Växeln för dataombudsmannens byrå sköts av en utomstående tjänstleverantör. Telefonväxeltjänsten tillhandahålls av Elisa Abp i egenskap av avtalspartner till Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori.

Dataombudsmannens byrå behandlar inte uppgifter om samtal som kommer till telefonväxeln, om inte växeln till dataombudsmannens byrå på uppringarens begäran förmedlar en begäran att bli kontaktad. I dessa fall behandlar dataombudsmannens byrå uppgifterna endast under den tid som krävs för utredningen av ärendet som begäran att bli kontaktad kräver. Därefter raderas uppgifterna.

Samtalen till telefonväxeln spelas inte in.

Telefonrådgivning

Dataombudsmannens byrås telefonrådgivning ger allmänna råd i anslutning till dataskydd. Dataombudsmannens byrå samlar inte in personuppgifter i anslutning till de samtal som kommer till telefonrådgivningen, om det inte under samtalet avtalas om att dataombudsmannens byrå ska utreda ärendet. I dessa fall är de personuppgifter som samlas in uppringarens namn och telefonnummer samt vid behov annan information som är nödvändig för utredning av ärendet. När dataombudsmannens byrå ringer tillbaka till uppringaren, behandlar dataombudsmannens byrå uppringarens personuppgifter (telefonnummer) på samma sätt som när en person som anhängiggjort ett ärende rings upp (Uträttande av ärenden med en tjänsteman på dataombudsmannens byrå). En begäran att bli kontaktad kan vid behov förmedlas vidare till en enskild tjänsteman.

Dataombudsmannens byrås telefonsystem handhas av Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori och den utomstående tjänsteleverantören Elisa Abp.

Telefonsystemet har en statistikföringsfunktion. Via systemet samlas endast uppgifter om antalet samtal in. Personuppgifter kombineras inte med dessa uppgifter.

Samtalen till telefonrådgivningen spelas inte in.

Uträttande av ärenden med en tjänsteman på dataombudsmannens byrå

Dataombudsmannens byrå behandlar personuppgifter i anslutning till samtal som ringts, besvarats och inte besvarats (uppringarens nummer, mottagarens nummer, datum och klockslag) i tjänsteleverantören Elisa Abp:s system. Dataombudsmannens byrås telefonsystem handhas av Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori och den utomstående tjänsteleverantören Elisa Abp. Uppgifterna lagras i systemet i högst 12 månader.

Om du uträttar ärenden per telefon med dataombudsmannens byrå i anslutning till ett anhängiggjort ärende, görs en anteckning om samtalet i dataombudsmannens byrås ärendehantering.

Samtal till enskilda tjänstemän spelas inte in.

Vår behandling grundar sig på

Vi behandlar personuppgifter för att utföra en uppgift som gäller ett allmänt intresse och för att utöva den offentlig makt som hör till dataombudsmannens byrå:

  • artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen (EU 2016/679)

Det finns bestämmelser om ställningen, uppgifterna och behörigheten för dataombudsmannens byrå i:

Utlämnande av uppgifter

Uppgifter lämnas inte ut regelmässigt.

I enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet lämnas uppgifter ut till dem som framför en begäran om uppgifter. Uppgifterna och handlingarna är offentliga, om de inte uttryckligen föreskrivits som sekretessbelagda genom lag.

Personuppgifter kan lämnas ut också till andra dataskyddsmyndigheter inom EU eller EEA, om vi måste handla ärenden i samarbete med andra dataskyddsmyndigheter inom EU/EEA.

Uppgifter utlämnas inte för direktmarknadsföring eller opinions- och marknadsundersökningar, såvida detta inte särskilt föreskrivs.

Dina dataskyddsrättigheter i anknytning till behandlingen av personuppgifter

Rätten att få information om behandlingen av personuppgifter

  • Du har rätt att få veta för vilka syften och på vilket sätt vi behandlar dina personuppgifter
  • Med denna beskrivning av vår dataskyddspraxis strävar vi efter att ge en heltäckande bild av behandlingen av personuppgifter i vår verksamhet. Om någon del av vår behandling av personuppgifter fortfarande är oklar, har vi inte lyckats uppnå vårt mål. I så fall kan du ställa närmare frågor genom att sända din fråga till dataombudsmannens byrå (se kontaktuppgifterna nedan)
  • Närmare information om rätten att få information om behandlingen av personuppgifter

Rätten till tillgång till uppgifter

Rätten till korrigering av uppgifter

  • Om de uppgifter som gäller dig och som vi behandlar är felaktiga, kan du begära att vi rättar dem
  • Om vi rättar uppgifter på din begäran, är vi skyldiga att i mån av möjlighet ge information om korrigeringen till alla till vilka uppgifter tidigare lämnats ut
  • Närmare uppgifter om rätten att korrigera uppgifter

Rätten att begränsa behandlingen

  • Om du anser att de uppgifter om dig vilka vi behandlat är felaktiga, om de behandlas i strid med lagen eller om du gjort en invändning mot behandlingen av dina uppgifter, kan du begära att vi begränsar behandlingen av dina uppgifter
  • I så fall kan vi behandla dina uppgifter enbart
    • med ett samtycke av dig
    • om vi behöver uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk
    • på grund av ett allmänt intresse, eller
    • för att skydda en annan persons rättigheter
  • Om vi begränsar behandlingen av uppgifter på din begäran, är vi skyldiga att i mån av möjlighet ge information om begränsningen till alla till vilka uppgifter tidigare lämnats ut
  • Närmare uppgifter om rätten till begränsning av behandlingen

Om du så önskar har du rätt att göra en invändning mot vår behandling av personuppgifter. Du kan göra det när som helst utifrån en personlig specifik situation. I så fall får vi inte längre behandla dina personuppgifter, förutom om en viktig och motiverad orsak föreligger för behandlingen, vilken väger tyngre än ditt intresse, din rättighet eller din frihet, eller om behandlingen av uppgifter är nödvändig för att framställa, försvara eller avgöra rättsliga anspråk. Närmare uppgifter om din rätt till invändning.

Inga beslut som grundar sig på automatiskt beslutsfattande fattas vid dataombudsmannens byrå. Dataombudsmannens byrå gör inte profilering utifrån de personuppgifter som den behandlat.

Du kan framföra en begäran som gäller dina dataskyddsrättigheter till dataombudsmannens byrå per e-post ([email protected]) eller per post (PB 800, 00521 HELSINGFORS).

Beslut av dataombudsmannens byrå kan överklagas hos den behöriga förvaltningsdomstolen enligt den besvärsanvisning som fåtts från dataombudsmannens byrå. Lagenligheten i den verksamhet som bedrivs av dataombudsmannens byrå övervakas av de högsta laglighetsövervakarna, det vill säga riksdagens justitieombudsman och justitiekanslern.