Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Henkilötietojen käsittely voi joskus olla perusteltua rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetun edun takia.  Oikeutettu etu käsittelyperusteena edellyttää, että rekisteröidyn edut ja oikeudet huomioidaan erityisen tarkkaan.

Henkilötietojen käsittely voi olla rekisterinpitäjän oikeutetun edun mukaista esimerkiksi silloin, kun tämän ja rekisteröidyn välillä on jokin merkityksellinen suhde. Se tarkoittaa, että rekisteröity on esimerkiksi rekisterinpitäjän asiakas tai alainen.

Esimerkkejä tilanteista, joissa rekisterinpitäjän etu voi olla oikeutettu ja voi mahdollistaa henkilötietojen käsittelyn:

  • suoramarkkinointi
  • tieteellinen ja historiallinen tutkimus sekä tilastointi
  • henkilötietojen siirtäminen hallinnollisista syistä konsernin sisällä.

Oikeutettu etu ei käy käsittelyperusteeksi tilanteisiin, joissa viranomaiset käsittelevät tietoja tehtäviensä yhteydessä.

Yksityishenkilön edut ja oikeudet etusijalla

Yksityishenkilön edut ja oikeudet ovat lähtökohtaisesti suojatumpia kuin rekisterinpitäjän. Henkilötietoja ei saa käsitellä, jos rekisteröidyn edut tai oikeudet syrjäyttävät rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen edun. Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi silloin, kun rekisteröity on lapsi.

Rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen vaikutus rekisteröidyn etuihin ja oikeuksiin muodostaa liukuvan skaalan. Oikeutettuun etuun liittyvät intressit voivat vaihdella merkityksettömistä melko tärkeisiin ja jopa pakottaviin, ja vaikutukset rekisteröidyn etuihin ja oikeuksiin voivat vaihdella enemmän tai vähemmän huomattavista vakaviin.

Jos rekisterinpitäjän intressit ovat vähäisiä, ne voivat syrjäyttää rekisteröidyn intressit vain silloin, kun niiden vaikutukset ovat vielä vähäpätöisempiä. Toisaalta merkittävät ja pakottavat intressit voivat oikeuttaa henkilötietojen käsittelyn tai muita rekisteröidyn etuihin ja oikeuksiin kohdistuvia vaikutuksia, kunhan tiettyjä takeita ja toimenpiteitä noudatetaan.

Se, voidaanko etu katsoa oikeutetuksi, saadaan selville niin kutsutulla tasapainotestillä. Siinä rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen etua punnitaan rekisteröidyn etuja ja oikeuksia vasten.

Tasapainotesti: käykö oikeutettu etu käsittelyn perusteeksi?

Jos olet rekisterinpitäjä, sinun on itse huolellisesti arvioitava tasapainotestillä, voitko käyttää oikeutettua etua perusteena henkilötietojen käsittelylle. Käy läpi testin kaikki kuusi vaihetta.

Laadi testistä myös kirjallinen kuvaus, jolla voit tarvittaessa osoittaa, että toiminta on tietosuoja-asetuksen mukaista. On tärkeää, että kirjaat ylös päätöksenteon vaiheet. Jos käsittelyn tarkoitus, luonne tai asiayhteys muuttuu, tee testi uudelleen ja päivitä kuvaus uutta käsittelyä vastaavaksi

Rekisteröity voi vastustaa tietojensa käsittelyä

Kun henkilötietojen käsittely perustuu yleiseen tai oikeutettuun etuun, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä. Oikeudesta on kerrottava rekisteröidylle viimeistään silloin, kun häneen ollaan yhteydessä ensimmäisen kerran. Tieto täytyy esittää selkeästi ja muusta tiedotuksesta erillään. Tietoyhteiskunnan palveluissa täytyy olla tekninen ratkaisu, jonka avulla rekisteröity voi automaattisesti käyttää vastustamisoikeuttaan.

Jos rekisteröity vastustaa tietojensa käsittelyä, käsittelyn tarve täytyy arvioida uudelleen. Lähtökohtaisesti et tällöin enää saa käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja, paitsi jos

  • voit osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut ja oikeudet (esim. yleistä etua koskeva tehtävä, joka edellyttää tieteellistä ja historiallista tutkimusta ja tilastointia) tai
  • käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Suoramarkkinointiin henkilötietoja ei saa enää vastustamisen jälkeen käsitellä.

Lue lisää:

Rekisteröidyn oikeudet, kun käsittelyperusteena on oikeutettu etu