Behandling av ärenden som hör till vår behörighet

Behandling av personuppgifter i anknytning till ärenden som hör till vår behörighet

De ärenden som inletts vid dataombudsmannens byrå registreras i ärendehanteringen. I ärendehanteringen antecknas uppgifter som är nödvändiga för behandlingen i fråga och uppföljningen. Observera att du hittar information om behandling av personuppgifter av dataskyddsombud i avsnittet Behandling av personuppgifter om dataskyddsombud och information om behandling av personuppgifter om arbetssökanden i avsnittet Inlämnande av arbetsansökan.

Syftet för behandlingen av uppgifter är att behandla ärenden som inletts på det sätt som lagstiftningen förutsätter och annan planeringen och genomförande av myndighetsverksamheten.

Utifrån uppgifterna i ärendehanteringssystemet bildas statistik för att beskriva bland annat antalet behandlade och pågående ärenden, behandlingstiderna och fördelningen mellan olika verksamhetsområden.

Rättsregistercentralen ansvarar för den tekniska administreringen av ärendehanteringssystemet. I systemet finns det inte kontaktpunkter till andra informationssystem.

Förvaringstiderna för personuppgifter som anknyter till ärenden som anhängiggjorts och behandlas av dataombudsmannens byrå fastställs enligt arkivlagen (831/1994), arkivverkets föreskrift (AL 16465/07.01.01.03.02/2016) och ämbetsverkets arkivbildningsplan.

Vilka uppgifter behandlar vi?

Ett ärende som inletts vid dataombudsmannens byrå registreras i ärendehanteringen och det tilldelas ett diarienummer.

Omfattningen på de uppgifter som behandlas beror på ärendets natur och de uppgifter om ärendet som lämnats in till oss. Du kan också inleda ett ärenden om ett missförhållande i behandlingen av personuppgifter anonymt och utan kontaktuppgifter.

Sedvanligen behandlar vi åtminstone följande uppgifter:

  • namnet på den person som inlett ärendet
  • kontaktuppgifter för den som inlett ärendet, till exempel telefonnummer, e-postadress och/eller postadress
  • beskrivning av ärendet
  • uppgifter om faserna i behandlingen av ärendet.

Vår behandling grundar sig på

Vi behandlar personuppgifter för att utföra en uppgift som gäller ett allmänt intresse och för att utöva den offentlig makt som hör till dataombudsmannens byrå:

  • artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen (EU 2016/679)

Vi behandlar särskilda kategorier av personuppgifter utifrån ett allmänt intresse med stöd av den nationella lagstiftningen:

  • artikel 9.2 g i dataskyddsförordningen (EU 2016/679)
  • personuppgiftslagen (523/1999) 12 § 1 mom. 5 punkten

Det finns bestämmelser om ställningen, uppgifterna och behörigheten för dataombudsmannens byrå i:

Utlämnande av uppgifter

Uppgifter lämnas inte ut regelmässigt.

I enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet lämnas uppgifter ut till dem som framför en begäran om uppgifter. Uppgifterna och handlingarna är offentliga, om de inte uttryckligen föreskrivits som sekretessbelagda genom lag.

Personuppgifter kan lämnas ut också till andra dataskyddsmyndigheter inom EU eller EEA, om vi måste handla ärenden i samarbete med andra dataskyddsmyndigheter inom EU/EEA.

Dina dataskyddsrättigheter i anknytning till behandlingen av personuppgifter

I detta avsnitt ger vi information om dina dataskyddsrättigheter i anknytning till e-tjänster i den utsträckning som de inte gäller personuppgifter om dataskyddsombud och arbetssökande. Du hittar information om dataskyddsrättigheterna i anknytning till behandling av personuppgifter om dataskyddsombud i avsnittet Behandling av personuppgifter om dataskyddsombud och information om behandling av personuppgifter om arbetssökanden i avsnittet Inlämnande av arbetsansökan.

Rätten att få information om behandlingen av personuppgifter

  • Du har rätt att få veta för vilka syften och på vilket sätt vi behandlar dina personuppgifter
  • Med denna beskrivning av vår dataskyddspraxis strävar vi efter att ge en heltäckande bild av behandlingen av personuppgifter i vår verksamhet. Om någon del av vår behandling av personuppgifter fortfarande är oklar, har vi inte lyckats uppnå vårt mål. I så fall kan du ställa närmare frågor genom att sända din fråga till dataombudsmannens byrå per e-post (se kontaktuppgifter nedan)
  • Närmare information om rätten att få information om behandlingen av personuppgifter

Rätten till tillgång till uppgifter

Rätten till korrigering av uppgifter

  • Om de uppgifter som gäller dig och som vi behandlar är felaktiga, kan du begära att vi rättar dem
  • Om vi rättar uppgifter på din begäran, är vi skyldiga att i mån av möjlighet ge information om korrigeringen till alla till vilka uppgifter tidigare lämnats ut
  • Närmare uppgifter om rätten att korrigera uppgifter

Rätten att begränsa behandlingen

  • Om du anser att de uppgifter om dig vilka vi behandlat är felaktiga, om de behandlas i strid med lagen eller om du gjort en invändning mot behandlingen av dina uppgifter, kan du begära att vi begränsar behandlingen av dina uppgifter
  • I så fall kan vi behandla dina uppgifter enbart
    • med ett samtycke av dig
    • om vi behöver uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk
    • på grund av ett allmänt intresse, eller
    • för att skydda en annan persons rättigheter.
  • Om vi begränsar behandlingen av uppgifter på din begäran, är vi skyldiga att i mån av möjlighet ge information om begränsningen till alla till vilka uppgifter tidigare lämnats ut
  • Närmare uppgifter om rätten till begränsning av behandlingen

Om du så önskar har du rätt att göra en invändning mot vår behandling av personuppgifter. Du kan göra det när som helst utifrån en personlig specifik situation. I så fall får vi inte längre behandla dina personuppgifter, förutom om en viktig och motiverad orsak föreligger för behandlingen, vilken väger tyngre än ditt intresse, din rättighet eller din frihet, eller om behandlingen av uppgifter är nödvändig för att framställa, försvara eller avgöra rättsliga anspråk. Närmare uppgifter om din rätt till invändning.

Inga beslut som grundar sig på automatiskt beslutsfattande fattas vid dataombudsmannens byrå. Dataombudsmannens byrå gör inte profilering utifrån de personuppgifter som den behandlat.

Du kan framföra en begäran som gäller dina dataskyddsrättigheter till dataombudsmannens byrå per e-post (tietosuoja@om.fi) eller per post (PB 800, 00521 HELSINGFORS).

Beslut av dataombudsmannens byrå kan överklagas hos den behöriga förvaltningsdomstolen enligt den besvärsanvisning som fåtts från dataombudsmannens byrå. Lagenligheten i den verksamhet som bedrivs av dataombudsmannens byrå övervakas av de högsta laglighetsövervakarna, det vill säga riksdagens justitieombudsman och justitiekanslern.