Det är inte förbjudet att använda kontaktböcker, men den personuppgiftsansvarige ska se till att uppgifterna behandlas säkert på det sätt som lagstiftningen förutsätter.
Patientuppgifter i hälsovården och klientuppgifter i socialvården är sekretessbelagda uppgifter. Redan information om att en person är klient hos socialvården eller patient hos hälsovården är sekretessbelagd information. En tjänstetillhandahållare ska se till att uppgifterna inte hamnar hos utomstående. Uppgifter får lämnas ut till utomstående enbart på lagbaserade grunder eller med ett samtycke av klienten/patienten eller hans eller hennes lagliga företrädare.
Bedömningen av datasäkerhetsrisker förknippade med uppgifter som antecknats i en kontakbok påverkas bland annat av
- de uppgifter som skrivs i kontaktboken
- sannolikheten för att uppgifterna hamnar hos utomstående.
Den personuppgiftsansvarige ska ge tillräcklig instruktion och anvisningar till personalen vad gäller syftet med och sättet för behandling av personuppgifter. Dataombudsmannen rekommenderar utveckling av datasäkra e-tjänster. En datasäker e-kontakbok kunde vara ett alternativ för att förmedla meddelanden. Anvisningar av den personuppgiftsansvarige kan förbättra också datasäkerheten för kontaktböcker i pappersform.