Saako työnantaja lukea työntekijän sähköpostiviestejä?

Sähköpostiviestintä on luottamuksellista. Työnantaja saa kuitenkin tietyin edellytyksin hakea tai avata viestejä, jotka ovat saapuneet työntekijän työsähköpostiosoitteeseen tai jotka on lähetetty siitä.

Perusedellytys on, että työnantaja on pyrkinyt varmistamaan, ettei sille tulisi tarvetta työntekijän sähköpostiviestin lukemiseen. Tätä varten työnantajan tulee tarjota työntekijälle mahdollisuus seuraaviin toimenpiteisiin:

  • Työntekijä voi ilmoittaa sähköpostin automaattivastauksella poissaolostaan, sen kestosta ja mahdollisesta sijaisesta henkilöille, jotka poissaolon aikana lähettävät hänelle viestejä.
  • Työntekijä voi ohjata viestit toiselle työnantajan hyväksymälle henkilölle tai toiseen omassa käytössään olevaan sähköpostiosoitteeseen, jonka työnantaja on hyväksynyt.
  • Työntekijä voi antaa suostumuksensa siihen, että poissaolon aikana hänen valitsemansa, työnantajan hyväksymä henkilö vastaanottaa viestit. Näin voidaan selvittää, onko niiden joukossa sellaista, josta työnantajan on toimintansa tai työtehtävien järjestämisen vuoksi välttämätöntä saada tieto poissaolon aikana.

Sähköpostiviestien hakeminen

Työntekijälle on hänen poissaolonsa aikana tai juuri sitä ennen voitu lähettää työnantajalle kuuluvia viestejä. Ne ovat viestejä, joista työnantaja tarvitsee tiedon neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai toimintojensa turvaamiseksi. Työntekijä on myös itse saattanut juuri ennen poissaoloaan lähettää tällaisia viestejä.

Työnantajalla voi olla oikeus hakea sille kuuluvia viestejä työntekijän sähköpostista seuraavissa tapauksissa:

  • Työntekijä hoitaa tehtäviä itsenäisesti työnantajan lukuun eikä työnantajalla ole järjestelmää, jonka avulla työntekijän hoitamat asiat ja niiden käsittelyvaiheet kirjataan tai saadaan muutoin selville.
  • Työntekijän tehtävien ja vireillä olevien asioiden vuoksi on ilmeistä, että työnantajalle kuuluvia viestejä on lähetetty tai vastaanotettu.
  • Työntekijä on tilapäisesti estynyt suorittamasta työtehtäviään, eikä työnantajalle kuuluvia viestejä voida saada työnantajan käyttöön siitä huolimatta, että työnantaja on huolehtinut sille säädetyistä velvoitteista.
  • Työntekijän suostumusta ei voida saada kohtuullisessa ajassa, eikä asian selvittäminen voi odottaa.

Työnantaja voi hakea viestejä tietojärjestelmän pääkäyttäjän avulla viestin lähettäjän, vastaanottajan tai otsikon perusteella. Viestin lähettäjä-, vastaanottaja- tai otsikkotietoja ei saa käsitellä laajemmin kuin viestin hakemiseksi on välttämätöntä.

Viestin hakemisesta on laadittava selvitys, jonka hakuun osallistuneet henkilöt allekirjoittavat. Selvityksestä tulee ilmetä hakemisen syy, ajankohta ja suorittajat. Selvitys toimitetaan ilman aiheetonta viivytystä työntekijälle, jonka sähköpostista on kyse.

Hakemiseen osallistuneet henkilöt eivät saa kertoa saamiaan tietoja sivulliselle työsuhteen aikana eivätkä sen päätyttyä.

Sähköpostiviestien avaaminen

Työnantajalla voi olla oikeus avata työntekijän vastaanottama tai lähettämä viesti. Näin on silloin, jos viestin hakemisen myötä on ilmeistä, että työnantajan on välttämätöntä saada tieto viestin sisällöstä neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai toimintojensa turvaamiseksi.

Edellytyksenä on myös, ettei viestin lähettäjään tai vastaanottajaan saada yhteyttä viestin sisällön selvittämiseksi tai sen lähettämiseksi työnantajan osoittamaan osoitteeseen.

Työnantaja saa avata viestin tietojärjestelmän pääkäyttäjän avulla ja toisen henkilön läsnä ollessa.

Viestin avaamisesta on laadittava selvitys, jonka osallistujat allekirjoittavat. Selvityksestä täytyy käydä ilmi, mikä viesti on avattu, miksi ja milloin, ketkä sen ovat avanneet ja kenelle viestin sisällöstä on annettu tieto. Selvitys toimitetaan ilman aiheetonta viivytystä työntekijälle, jonka sähköpostista on kyse.

Avattu viesti on säilytettävä, eikä sen sisältöä ja lähettäjätietoja saa käsitellä laajemmin kuin on tarpeen viestin avaamisen tarkoituksen vuoksi. Avaamiseen osallistuneet henkilöt eivät saa kertoa saamiaan tietoja sivulliselle työsuhteen aikana eivätkä sen päätyttyä.

Työntekijän sähköposti työsuhteen päättyessä

Työsuhteen päättyessä työntekijällä on oikeus vaatia työsähköpostitilinsä sulkemista. Työsuhteen päättyessä ei ole enää olemassa laillista perustetta käsitellä työntekijän sähköpostitiliä, joten työnantajan tulee viestinnän minimoimiseksi sulkea pois lähteneen työntekijän sähköpostiosoite. Sähköpostiosoitteen auki pitäminen ja viestin kääntäminen "välitä edelleen" -toiminnolla vaatii työelämän tietosuojalain 18-20 §:n säännösten mukaisesti ensisijaisesti työntekijän suostumuksen, silloin kun kyse on työsuhteen päättymistilanteesta. Tietojen oikaisemista tulee vaatia rekisterinpitäjältä. Työntekijän tulee ensisijaisesti kääntyä entisen työnantajansa puoleen ja vaatia tältä sähköpostin sulkemista.

Suostumuksella tarkoitetaan mitä tahansa vapaaehtoista, yksilöityä, tietoista ja yksiselitteistä tahdonilmaisua, jolla rekisteröity hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn. Suostumus on milloin tahansa peruutettavissa. Myös työsähköpostin edelleen välittämiseen ja lukemiseen tulee olla työntekijän suostumus. Työnantajalla on näyttötaakka suostumuksen olemassa olosta.

Taustalla YT-lainsäädäntö

Työntekijöiden sähköpostiviestien käsittely kuuluu yhteistoimintalainsäädännön piiriin. Jos yritys tai julkisoikeudellinen yhteisö ei kuulu yhteistoimintalainsäädännön piiriin, työnantajan on ennen päätöksentekoa varattava työntekijöille tai heidän edustajilleen tilaisuus tulla kuulluiksi.

Yhteistoiminta- tai kuulemismenettelyn jälkeen työnantajan tulee laatia kirjalliset sähköpostin ja tietoverkkojen käyttösäännöt sekä kertoa niistä työntekijöille.