Får en arbetsgivare läsa en arbetstagares e-postmeddelanden?

E-postkorrespondens är konfidentiell. Under vissa förutsättningar får dock arbetsgivaren hämta eller öppna meddelanden, som kommit till eller sänts från arbetstagarens arbets-e-postadress.

Den grundläggande förutsättningen är att arbetsgivaren försökt säkerställa att den inte får behov av att läsa arbetstagarens e-postmeddelanden. För detta ändamål ska arbetsgivaren erbjuda arbetstagaren möjlighet till följande åtgärder:

• Arbetstagaren kan med ett automatiskt e-postsvar ge information om frånvaron, dess längd och en eventuell vikarie till personer som sänder meddelanden till arbetstagaren under dennes frånvaro.
• Arbetstagaren kan styra meddelanden till en annan person som arbetsgivaren godkänt eller till en e-postadress som är i egen användning, vilken arbetsgivaren godkänt.
• Arbetstagaren kan ge samtycke till att ett en person som han eller hon valt och arbetsgivaren godkänt tar emot meddelanden under hans eller hennes frånvaro. På så sätt kan det utredas om det bland dessa meddelanden finns information som under frånvaron är nödvändig för arbetsgivaren med tanke på verksamheten och arrangemanget av arbetsuppgifterna.

Hämtning av e-postmeddelanden

Det är möjligt att meddelanden som hör till arbetsgivaren sänts till en arbetstagare under eller precis innan en frånvaro. Sådana meddelanden är meddelanden som arbetsgivaren behöver för att kunna slutföra förhandlingar, betjäna kunder eller trygga egna funktioner. Det är också möjligt att en arbetstagare själv sänt sådana meddelanden precis innan en frånvaro.

En arbetsgivare kan ha rätt att från arbetstagarens e-post hämta meddelanden som hör till arbetsgivaren om alla följande villkor är uppfyllda:

• Arbetstagaren sköter sina uppgifter självständigt för arbetsgivarens räkning och arbetsgivaren har inte något system med vilket de ärenden som arbetstagaren sköter och behandlingsskedena för dessa antecknas eller i övrigt klarläggs.
• På grund av pågående uppgifter och ärenden är det uppenbart att meddelanden som hör till arbetsgivaren sänts eller mottagits.
• Arbetsgivaren har tillfälligt hinder att utföra sina arbetsuppgifter, och arbetsgivaren kan inte få tillgång till meddelanden som hör till denne trots att arbetsgivaren skött de plikter som föreskrivits för den.
• Samtycke av en arbetstagare kan inte inhämtas inom en rimlig tid och det är inte möjligt att vänta på utredning av ärendet.

Arbetsgivaren kan hämta meddelanden med hjälp av systemadministratören utifrån avsändaren, mottagaren eller rubriken. Avsändar-, mottagar- och rubrikuppgifter av meddelandet får inte behandlas i större utsträckning än vad som är nödvändigt för att hämta meddelanden.

En utredning ska utarbetas om hämtningen av meddelandet och de som medverkat ska underteckna denna. Utredningen ska redogöra för orsaken för ansökan, tidpunkten och ansökarna. Utredningen ska överlämnas utan omotiverat dröjsmål till den arbetstagare vars e-post det handlar om.

De personer som medverkat i hämtningen får inte berätta de uppgifter som de fått till utomstående, vare sig under eller efter arbetsförhållandet.

Öppnande av e-postmeddelanden

En arbetsgivare kan ha rätt att öppna ett meddelande som en arbetstagare tagit emot eller sänt. Detta är fallet om det i och med hämtning av ett meddelande blir uppenbart att det är nödvändigt för arbetsgivaren att få information om meddelandets innehåll för att slutföra förhandlingar, betjäna kunder eller trygga egna funktioner.

En ytterligare förutsättning är att avsändaren eller mottagaren av meddelandet inte kan kontaktas för att utreda innehållet eller för att sända det till en adress som arbetsgivaren angett.

En arbetsgivare får öppna ett meddelande med hjälp av systemadministratören och i närvaro av en annan person.

En utredning ska utarbetas om öppnandet av meddelandet och deltagarna ska underteckna denna. Utredningen ska redogöra för vilket meddelande som öppnats, varför och när, vem som öppnat det och vem som underrättats om meddelandets innehåll. Utredningen ska överlämnas utan omotiverat dröjsmål till den arbetstagare vars e-post det handlar om.

Ett öppnat meddelande ska förvaras och dess innehåll och avsändaruppgifter får inte behandlas i större utsträckning än vad som är nödvändigt för att öppna meddelandet. De personer som varit med då meddelandet öppnats får inte berätta de uppgifter som de fått till utomstående, vare sig under eller efter arbetsförhållandet.

En arbetstagares e-post då ett arbetsförhållande upphör

När ett arbetsförhållande upphör har arbetstagaren rätt att kräva att hans eller hennes arbets-e-postkonto stängs. När ett arbetsförhållande upphör föreligger inte längre någon rättslig grund för att behandla en arbetstagares e-postkonto, varför arbetsgivaren i syfte att minimera kommunikationen ska stänga e-posten för den arbetstagare som avgår. En förutsättning för att hålla en e-postadress öppen och befordra meddelanden med ”vidarebefordra”-funktionen är i en situation där arbetsförhållandet avslutas, i enlighet med bestämmelserna i 18–20 § i lagen om integritetsskydd i arbetslivet, i första hand ett samtycke av arbetstagaren. Rättelse av uppgifter ska krävas av den personuppgiftsansvarige. Arbetstagaren ska i första hand vända sig till den tidigare arbetsgivaren och kräva att denne stänger e-posten.

Med samtycke avses alla former av frivilliga, specifika, informerade och otvetydiga viljeyttringar, med vilka en registrerad godkänner behandling av personuppgifter om honom eller henne. Samtycket ska kunna återkallas när som helst. Ett samtycke av arbetstagaren ska också finnas för vidareförmedling och läsning av arbets-e-post. Arbetsgivaren har bevisbörda vad gäller samtyckets existens.

Samarbetslagstiftningen i bakgrunden

Behandlingen av arbetstagarnas e-postmeddelanden omfattas av samarbetslagstiftningen. Om ett företag eller ett offentligrättsligt samfund inte omfattas av samarbetslagstiftningen, ska arbetsgivaren innan beslutsfattandet ge arbetstagarens eller deras företrädare tillfälle att bli hörda.

Efter samarbets- och hörandeförfarandet ska arbetsgivaren upprätta skriftliga regler om användningen av e-post och informationsnät samt berätta om dessa till arbetstagarna.