Biträdande dataombudsmannen: Kunderna ska informeras om inspelning av samtal innan inspelningen börjar

Den biträdande dataombudsmannen har förordnat företaget som personuppgiftsansvarig att ändra hur de informerar sina kunder och sina förfaranden angående rätt till insyn. Företaget har inte informerat konsumenterna att samtalen spelas in. Företaget har heller inte erbjudit en möjlighet för konsumenterna att få kopior av samtalsinspelningarna.

Underrätta om inspelning av samtal utan dröjsmål

Personen som anhängiggjort ärendet hade anfört klagomål till dataombudsmannen att företaget som personuppgiftsansvarig inte hade underrättat om att samtalet spelas in. I den biträdande dataombudsmannens utredning framgick det att den personuppgiftsansvarige spelade in sina säljsamtal men underrättade konsumenten om inspelningen först när företaget ingick avtal med konsumenten. Om man inte ingick avtal nämndes inspelningen inte alls.

Inspelning av samtal ingår i insamling av personuppgifter som företagen är skyldiga att informera konsumenter om. Rösten när den spelas in anses vara en personuppgift om personen kan identifieras från den. Information om inspelning ska kommuniceras innan inspelningen börjar.

Konsumenten har rätt till att få en kopia av samtalsinspelningen

Dessutom framgick det i utredningen att företaget som personuppgiftsansvarig erbjöd den registrerade som begärde granskning av uppgifter endast en möjlighet att lyssna på inspelningen vilket i sig inte uppfyller kriterierna för rätt till insyn som föreskrivs i EU:s allmänna dataskyddsförordning.  Enligt dataskyddsförordningen är den personuppgiftsansvarige skyldig att tillhandahålla en kopia av samtalsinspelningen om den registrerare begär det. Den registrerade i detta sammanhang syftar på en person vars samtal organisationen spelar in.

Enligt personuppgiftslagen som upphävdes år 2019 skulle en samtalsinspelning tillhandahållas skriftligen om den registrerade begärde skriftliga uppgifter. Efter dataskyddsförordningen började gälla fick den personuppgiftsansvarige möjlighet att tillhandahålla en kopia av personuppgifter som är under behandling även i en annan format, så som inspelning. Den personuppgiftsansvarige kan välja att erbjuda en möjlighet för den registrerade att även lyssna på inspelningarna.

Reprimand till företaget

Den biträdande personuppgiftsansvarige gav en reprimand till företaget som personuppgiftsansvarig och förordnade att inspelningssättet och förfaranden angående rätt till insyn ändras.

Beslutet är i linje med dataombudsmannens tidigare tolkning av personuppgiftslagen om rätten till åtkomst till samtalsinspelningar. På hantering av personuppgifter tillämpas numera EU:s allmänna dataskyddsförordning som den nationella dataskyddslagen kompletterar och preciserar. Den biträdande dataombudsmannens beslut är det första beslutet angående samtalsinspelningar under tillämpningen av EU:s allmänna dataskyddsförordning.

Det är möjligt att söka ändring i beslutet genom att överklaga till förvaltningsdomstolen, varför beslutet inte ännu vunnit laga kraft. En sammanfattning av beslutet finns på Finlex på finska.

Mer information:
biträdande dataombudsman Anu Talus, tfn 029 566 6766, anu.talus(at)om.fi