Beskrivning av handlingars offentlighet vid dataombudsmannens byrå
I beskrivningen av handlingars offentlighet vid dataombudsmannens byrå berättar vi vilken typ av information dataombudsmannens byrå lagrar och hur du kan begära information.
Beskrivning i syfte att genomföra handlingsoffentligheten
I 28 § lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019, informationshanteringslagen) föreskrivs att en informationshanteringsenhet ska för genomförande av offentlighetsprincipen upprätthålla en beskrivning i syfte att genomföra handlingsoffentligheten (nedan beskrivning av handlingars offentlighet). Beskrivningen av handlingars offentlighet gör det möjligt för medborgarna att bättre identifiera sina begäranden om att få ta del av en handling i enlighet med 13 § lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (612/1099) (nedan offentlighetslagen).
Beskrivning av handlingars offentlighet ger en översikt över hur dataombudsmannens ärenderegister och datahantering är strukturerade. Av beskrivningen framgår dataombudsmannens datalager, vilka uppgifter som sparas i datalagren och huruvida uppgifterna är öppet tillgängliga med hjälp av ett tekniskt gränssnitt. Beskrivningen innehåller även information om sökord och hur man kan begära information.
Dataombudsmannens byrås ärenderegister är en logisk enhet som innehåller uppgifterna om hanteringen av ärenden som öppnats för behandling vid för dataombudsmannens byrå vid utförandet av de uppgifter som myndigheten tilldelats genom dataskyddslagen (1050/2018). Ärenderegistret innehåller även ärenden och handlingar som förknippas med dataombudsmannens byrås stödprocesser.
Ärenderegistret är ett register över anhängiggjorda ärenden, deras handläggningsfaser, åtgärderna samt handlingar och övriga uppgifter som förknippas medåtgärderna. Uppgifter i ärenderegistret ingår i dataombudsmannens ärendehanteringssystem, material i pappersformat och i statens gemensamma datasystem.
Behandlingen av personuppgifter vid dataombudsmannens byrå grundar sig på ombudsmannens lagstadgade uppgifter. Personuppgifter samlas in och behandlas endast i den utsträckning som är nödvändig för att byrån ska kunna utföra sina uppgifter. Mer information om dataskyddspraxisen vid dataombudsmannens byrå finns på vår webbplats på sidan Vår dataskyddspraxis.
Dataombudsmannens byrås ärenderegister består av fem datalager: datalagret för förvaltningen, datalagret för internationell verksamhet, datalagret för användaradministrationen, datalagret för dataskyddsövervakningen och datalagret för kommunikationer.
Dataombudsmannens byrås datalager är inte öppet tillgängliga via ett tekniskt gränssnitt, med undantag av de publikationer i datalagret för kommunikationer som kommunikationsdataarkivet som finns tillgängliga på den offentliga webbplatsen.
Datalagren har beskrivits närmare i följande kapitel.
Datalagret för förvaltningen upprätthålls för registrering av dataombudsmannens byrås administrativa ärenden. I datalagret behandlas till exempel data om personal, ekonomi, datahantering och informationstjänst.
Datalagret för förvaltningen innehåller både data som sparas under en viss tid och data som sparas permanent. Materialen är i huvudsak offentliga. Material kan dock i vissa fall även vara sekretessbelagt.
Datalagret för förvaltningen omfattar följande datagrupper:
- Personaluppgifter
- Uppgifter om anställningsförhållanden
- Finansiell data
- Fakturerings- och betalningsuppgifter
- Företags- och organisationsdata
- Uppgifter om datastyrningen
- Uppgifter om beslut i administrativa ärenden
Datasystem: ärendehanteringssystemet, statens gemensamma datasystem (till exempel Kieku, Valtiolle.fi, Tahti och Handi).
Sökord: ärendets kod, ärendets eller handlingens namn, typ av handling, den som anhängiggjort ärendet, personens namn, företagets eller organisationens namn eller FO-nummer.
Datalagret för internationell verksamhet upprätthålls för administration av data från dataombudsmannens verksamhet som Finlands representant vid Europeiska dataskyddsstyrelsen (EDPB) och från övrigt internationellt samarbete.
Datalagret för internationell verksamhet innehåller både data som sparas under en viss tid och data som sparas permanent. Materialen är delvis offentliga. Offentligheten av EDPB:s material följer EDPB:s riktlinjer och Europaparlamentets och rådets förordning (nr 1049/2001) om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar.
Datalagret för internationell verksamhet omfattar följande datagrupper:
- Uppgifter om möten
- Uppgifter om beslut
- Anvisningar och rekommendationer
- Rapporteringsuppgifter
Datasystem: ärendehanteringssystemet, datasystemet för EU:s inre marknad (Internal Market Information System IMI), Confluence.
Sökord: dokumentnummer, dokumentdatum, ärendets kod, artikel i EU:s allmänna dataskyddsförordning, personuppgiftsansvariges och handläggarens namn, EDPB:s underarbetsgrupp.
Datalagret för användaradministrationen upprätthålls för administration av behörigheterna och logguppgifterna av organisations användarna vid dataombudsmannens byrå. Datalagret innehåller data som sparas under en viss tid och data som sparas permanent. Materialet är i huvudsak sekretessbelagt.
Datalagret för användaradministrationen omfattar följande datagrupper:
- Användaruppgifter
- Uppgifter om åtkomst- och åtkomstkontroll
- Uppgifter om behörigheter
- Logguppgifter
Datasystem: Logghantering, användarindex (AD), administrationstjänst för IdM-identiteter och behörigheter.
Sökord: användarens namn, händelsetidpunkt (datum, tid), ärende som har varit eller är under behandling.
Datalagret för övervakning av dataskyddslagstiftningen upprätthålls för administration av material från skötsel av de uppgifter som fastställts för dataombudsmannen och dataombudsmannens byrå i dataskyddslagen (1050/2018), EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679) och i lagen om behandling av personuppgifter i brottmål och vid upprätthållandet av den nationella säkerheten (1054/2018).
Datalagret för övervakning av dataskyddslagstiftningen innehåller data som sparas under en viss tid. Materialet är i huvudsak offentligt. Material kan dock i vissa fall vara helt eller delvis sekretessbelagt.
Datalagret för övervakning av dataskyddslagstiftningen omfattar följande datagrupper:
- Kundinformation
- Företags- och organisationsdata
- Uppgifter om förhandsövervakning
- Uppgifter om övervakning i efterhand
- Information om påverkan och allmän vägledning
Datasystem: ärendehanteringssystemet och ett specialregister.
Sökord: ärendets kod, ärendets eller dokumentets namn, dokumenttyp, den som anhängiggjort ärendet, personens namn, företagets eller organisationens namn eller FO-nummer.
Datalagret för kommunikationer upprätthålls för administration av data från dataombudsmannens byrås kommunikationer. Material i datalagret för kommunikationer kan omfatta till exempel nyhetsbrev från dataombudsmannens byrå, elektroniska och tryckta publikationer, innehåll på sociala medier och intressentgruppernas kontaktuppgifter.
Datalagret för kommunikationer innehåller både data som sparas under en viss tid och data som sparas permanent. Materialet är i huvudsak offentligt.
Datalagret för kommunikationer omfattar åtminstone följande datagrupper:
- Publiceringsuppgifter
- Nyhetsbrev och meddelanden
- Bilder och videor
- Företags- och organisationsdata
- Uppdateringar på sociala medier
Datasystem: ärendehanteringssystemet, publiceringsplattformen YJA, sociala medier som dataombudsmannens byrå använder (X, LinkedIn).
Sökord: företagets eller organisationens namn eller FO-nummer, publikationens namn, publikationens språk, publikationens utformning (elektronisk eller tryckt), publiceringsdatum.
En del av materialet på datalagret för kommunikationer finns på dataombudsmannens byrås webbplats på sidan Publikationer.
Offentlighetsprincipen och sekretessgrunder
Enligt offentlighetsprincipen (12 § 2 mom. i Finlands grundlag 731/1999) och 1 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999, offentlighetslagen) är myndighetshandlingar i regel offentliga om inte något annat föreskrivs i lag. Var och en har rätt att ta del av en offentlig handling. De viktigaste grunderna för sekretess av en myndighetshandling anges i 24 § i offentlighetslagen.
Dataombudsmannens byrå lämnar ut uppgifter till den som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Dataskyddsombudsmannens byrås material är i regel offentligt. Material kan dock i vissa fall vara sekretessbelagt. Beslut om sekretess fattas separat från fall till fall.
Att lämna in en begäran om uppgifter
Begäranden om uppgifter från dataskyddsombudsmannens byrå ska skickas till registratorskontoret där de är registrerade i syfte att övervaka tidsfristerna.
Registratorskontoret skickar begäranden om uppgifter till rätt organ inom organisationen.
Begäran om uppgifter får vara fritt formulerad, men man ska specificera de handlingar som begärs så tydligt som möjligt. Vid behov kan dataskyddsombudsmannens byrå hjälpa till med detta.
Registratorskontorets kontaktuppgifter:
E-post: [email protected]
Telefon: 029 566 6700
Postadress:
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00531 Helsingfors
En avgift för eventuellt utlämnande av material kan behöva tas ut i enlighet med justitieministeriets förordning (935/2020) och dataombudsmannens byrås beslut (Dnr 2081/01/2019).