Vanliga frågor om samtal
En medborgare har rätt att spela in samtal då han eller hon själv antingen ringer eller tar emot samtalet. Enligt den finländska grundlagen är det möjligt att lagra egen kommunikation, och lagring har inte heller kriminaliserats i bestämmelserna om kommunikationsskydd i strafflagen.
Hur inspelningar avses användas i fortsättningen är en annan fråga. Om man överlämnar inspelningar till andra för lyssning, ska man säkerställa att man på samma gång inte gör sig skyldig till exempelvis ärekränkning, sprider uppgifter som kränker privatlivet eller avslöjar till exempel sekretessbelagda uppgifter (t.ex. uppgifter om hälsotillståndet). I denna utsträckning är det inte möjligt att bedöma lagenligheten innan det är känt vad inspelningen innehåller, för vilket ändamål man avser använda den och till vem den överlåts för lyssning.
För att ett företag eller en myndighet ska kunna spela in ett samtal och på så sätt samla in personuppgifter, ska en godtagbar rättslig behandlingsgrund föreligga. Personuppgifter kan samlas in och lagras bland annat då ett kundförhållande existerar mellan parterna eller då behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att sköta en lagstadgad uppgift. Inom vissa branscher, till exempel vid nödcentraler, ålägger bestämmelserna att samtal spelas in.
Ett företag kan spela in ett telefonsamtal med en kund för att bevisa en affärshändelse (t.ex. för att spara en beställning av en konsument). Också en myndighet kan spela in ett samtal, om en rättslig grund föreligger för behandlingen av personuppgifter. En inspelning som lagrats i myndighetsverksamhet är också en myndighetshandling enligt offentlighetslagen. Myndighetshandlingar är offentliga, förutom om något annat följer av ärendets behandlingsskede, sekretessgrunderna eller en annan lag.
Den andra samtalsparten ska alltid underrättas om insamlingen av personuppgifter (bl.a. inspelning). Den personuppgiftsansvarige har prövningsrätt vad gäller sättet. Den personuppgiftsansvarige ska berätta om inspelningen (insamlingen av uppgifter) i början av samtalet. Enbart ett omnämnande på webbplatsen räcker inte, eftersom informationen på så sätt inte nödvändigtvis når alla.
En persons röst som spelats in på en samtalsinspelning utgör en personuppgift, och inspelning av samtal är behandling av personuppgifter.
Den personuppgiftsansvarige ska underrätta den andra samtalsparten om inspelningen av samtalet, det vill säga berätta om insamlingen av personuppgifter alltid innan samtalet börjar spelas in. Med den personuppgiftsansvarige avses en organisation som spelar in samtal, såsom ett företag eller en myndighet.
Enbart ett omnämnande om inspelningen av samtal på den personuppgiftsansvariges webbplats räcker inte, eftersom den registrerade ska informeras då när personuppgifter samlas in.
Rätten att granska sina egna uppgifter gäller även samtalsinspelningar, eftersom en persons röst är när den spelas in en personuppgift om personen kan identifieras från rösten.
Samtalsinspelningar innehåller i praktiken alltid också en annan persons personuppgifter. Detta utgör inget hinder för utnyttjandet av den registrerades granskningsrätt.
Du kommer väl ihåg att från och med 1.1.2023 har konsumentskyddet förbättrats med skriftlig bekräftelse vid telefonförsäljning. Detta innebär att försäljaren ska skicka ett separat anbud efter försäljningssamtalet tillkonsumenten antingen skriftligen eller på ett annat varaktigt sätt och ett avtal uppstår först efter samtalet och konsumentens godkännande.
Den registeransvarige är skyldig att skicka den registrerade en kopia av den registrerades personuppgifter som behandlas. Enligt dataombudsmannens byrås nuvarande policy behöver uppgifterna inte alltid lämnas ut i ursprungligt format om de på ett adekvat sätt kan lämnas ut i något annat format. Den registeransvarige är skyldig att bedöma vilket format som är ändamålsenligt i varje enskilt fall.
En kopia av samtalsinspelningarna kan beroende på varje enskilt fall lämnas ut i skriftligt format till exempel transkriberad eller som en digital inspelning. Transkriberingen ska överensstämma med innehållet i inspelningen.
Den registeransvariga kan också om hen vill erbjuda den registrerade en möjlighet att lyssna på inspelningen till exempel i sitt verksamhetsställe. Att få lyssna på inspelningen får dock inte vara det enda sättet att tillgodose rätten att granska samtalsinspelningen.
På basis av granskningsrätten enligt dataskyddsförordningen har en enskild näringsidkare rätt att granska samtalsinspelningar som gäller henne/honom eftersom röst som spelats in är en personuppgift som avser en fysisk person.