Behandling av personuppgifter om dataskyddsombud

Personuppgiftsansvariga och personuppgiftsbiträden ska anmäla dataskyddsombudets kontaktuppgifter till vår byrå. Anmälan kan göras på den blankett som finns på vår webbplats eller genom att lämna kontaktuppgifter på annat sätt till vårt registratorskontor.

Dataombudsmannens byrås Anmälan om dataskyddsombud-blanketter finns i Turvalomake-tjänsten vid Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori. Blanketten fylls i och skickas skyddat till dataombudsmannens byrå.

Anmälningarna registreras i vår ärendehantering. Ett brev om dataskyddsombudets uppgifter sänds till den organisation som gjort anmälan.

Om dataskyddsombudet eller dennes kontaktuppgifter ändras, ska den personuppgiftsansvarige eller ett personuppgiftsbiträde uppdatera informationen genom att lämna in en ändringsanmälan till dataombudsmannens byrå. Vid anmälningen kan den ändringsblankett som finns på vår webbplats användas. Vi förvarar dock de historikuppgifter som gäller utnämningen av de dataskyddsombud i varje organisation vilka anmälts till oss.

Förvaringstiderna för personuppgifter som anknyter till anmälningar av dataskyddsombud fastställs enligt arkivlagen (831/1994), arkivverkets föreskrift (AL 16465/07.01.01.03.02/2016) och ämbetsverkets arkivbildningsplan.

Behandlingens syfte

Syftet med behandlingen av personuppgifter om dataskyddsombud är att upprätthålla kontakten mellan tillsynsmyndigheten och dataskyddsombuden för de personuppgiftsansvariga och personuppgiftsbiträdena. Dataskyddsombudet fungerar som kontaktpunkt för tillsynsmyndigheten i ärenden som gäller behandlingen av personuppgifter.

De uppgifter om dataskyddsombud som används kan likaså användas för övervakningsuppgifter hos dataombudsmannens byrå, till exempel för att bedöma om ett dataskyddsombud utnämnts i alla organisationer som är skyldiga att utnämna ett dataskyddsombud utifrån dataskyddsförordningen eller en plikt som grundar sig på speciallagstiftningen.

Därtill används uppgifter om dataskyddsombud i planeringen och genomförandet av vår byrås verksamhet. Det är också möjligt att statistik bildas utifrån uppgifterna. De meddelade kontaktuppgifterna utnyttjas i samband med myndighetskommunikationen.

Vilka uppgifter om dataskyddsombud behandlar vi?                                                              

• Den personuppgiftsansvariges/personuppgiftsbiträdets namn, kontaktuppgifter och FO-nummer. Därtill fastställer vi företagets bransch för vår ärendehantering
• Dataskyddsombudets namn. Det är frivilligt att anmäla namnet, men det rekommenderas för att underlätta samarbetet.
• Dataskyddsombudets e-postadress
• Dataskyddsombudets telefonnummer
• Dataskyddsombudets adress
• Information om på vilken grund dataskyddsombudet anmälts, det vill säga om anmälan grundar sig på dataskyddsförordningen, speciallagstiftningen eller om anmälan är frivillig

Vår behandling grundar sig på

Vi behandlar personuppgifter för att fullgöra den lagstadgade plikten för dataombudsmannen

• artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen
• artikel 37.7 i dataskyddsförordningen

Utlämnande av uppgifter

Uppgifter lämnas inte ut regelmässigt.

I enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet lämnas uppgifter ut till dem som framför en begäran om uppgifter. Uppgifterna och handlingarna är offentliga, om de inte uttryckligen föreskrivits som sekretessbelagda genom lag.

Personuppgifter kan lämnas ut också till andra dataskyddsmyndigheter inom EU eller EEA, om vi måste handla ärenden i samarbete med andra dataskyddsmyndigheter inom EU/EEA.

Uppgifter utlämnas inte för direktmarknadsföring eller opinions- och marknadsundersökningar, såvida detta inte särskilt föreskrivs.

Dina dataskyddsrättigheter i anknytning till behandlingen av personuppgifter

Rätten att få information om behandlingen av personuppgifter

• Du har rätt att få veta för vilka syften och på vilket sätt vi behandlar dina personuppgifter.
• Med denna beskrivning av vår dataskyddspraxis strävar vi efter att ge en heltäckande bild av behandlingen av personuppgifter i vår verksamhet. Om någon del av vår behandling av personuppgifter fortfarande är oklar, har vi inte lyckats uppnå vårt mål. I så fall kan du ställa närmare frågor om behandlingen till oss.
• Närmare uppgifter om rätten att få information om behandlingen av personuppgifter.

Rätten till tillgång till uppgifter

• Du har rätt att få veta om vi behandlar personuppgifter som gäller dig. Om detta är fallet, har du rätt att få en kopia av dessa uppgifter, förutom om vi har en lagstadgad grund att vägra att tillgodose denna rättighet.
• Närmare uppgifter om rätten till tillgång till uppgifter.

Rätten till korrigering av uppgifter

• Om de uppgifter som gäller dig och som vi behandlar är felaktiga, kan du begära att vi rättar dem.
• Om vi rättar uppgifter på din begäran, är vi skyldiga att i mån av möjlighet ge information om korrigeringen till alla till vilka uppgifter tidigare lämnats ut.
• Närmare uppgifter om rätten att rätta uppgifter.

Rätten att begränsa behandlingen

• Om du anser att de uppgifter om dig vilka vi behandlat är felaktiga, om de behandlas i strid med lagen eller om du gjort en invändning mot behandlingen av dina uppgifter, kan du begära att vi begränsar behandlingen av dina uppgifter.
• I så fall kan vi behandla dina uppgifter enbart med ett samtycke av dig
• om vi behöver uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk
• på grund av ett allmänt intresse eller
• för att skydda en annan persons rättigheter.
• Om vi begränsar behandlingen av uppgifter på din begäran, är vi skyldiga att i mån av möjlighet ge information om begränsningen till alla till vilka uppgifter tidigare lämnats ut
• Närmare uppgifter om rätten att begränsa behandlingen.   

Du kan framföra en begäran som gäller dina dataskyddsrättigheter till dataombudsmannens byrå per e-post ([email protected]) eller per post (PB 800, 00531 HELSINGFORS).

Inga beslut som grundar sig på automatiskt beslutsfattande fattas vid dataombudsmannens byrå. Dataombudsmannens byrå gör inte profilering utifrån de personuppgifter som den behandlat.

Beslut av dataombudsmannens byrå kan överklagas hos den behöriga förvaltningsdomstolen enligt den besvärsanvisning som fåtts från dataombudsmannens byrå. Lagenligheten i den verksamhet som bedrivs av dataombudsmannens byrå övervakas av de högsta laglighetsövervakarna, det vill säga riksdagens justitieombudsman och justitiekanslern.